リピタスRepiTas｜心療内科・精神科の予約システム
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🛋 精神科の開業を準備している先生へ
落ち着いた色を選ぶ、観葉植物を置く。そういう話ではありません。誰と目が合うのか。受付の会話がどこまで聞こえるのか。どれくらい待たされるのか。この診療科では、待合室での体験が通院の継続に直結します。そして、そのほとんどは着工前にしか作り込めません。
視線
座席配置で決まる
音
防音は後付け困難
時間
待たせない設計
🌿 このページは心療内科・精神科シリーズ『心療内科・精神科クリニックの予約システム』の関連記事です。
THE WAITING ROOM
6つとも、図面の段階で手が打てます。
向かい合わせの座席配置は、この診療科では避けたい形です。知らない人と目が合う状況は、それだけで負担になります。壁向き、あるいは視線が交差しない角度に椅子を配置する。ソファを並べるのではなく、独立した椅子を間隔をあけて置くほうが落ち着きます。
受付と待合の距離が近いと、他の患者さんの会話が聞こえます。そして自分の会話も聞かれている、と分かります。受付にパーティションを設ける、待合との距離を取る、あるいは会話を必要としない受付の仕組みにする。
これが最も重い問題です。診察室で話した内容が待合に漏れる構造では、患者さんは本当のことを話せません。壁の構造、扉の種類、換気口からの回り込み。防音は着工前にしか手を打てず、後から追加するには大がかりな工事が必要です。
フルネームで呼ばれることを嫌がる患者さんは多くいます。番号での呼び出しにするなら、番号を表示する仕組みも含めて設計に入れる。紙に書いて渡す、モニターに表示するなど、方法はいくつかあります。
待つこと自体より、見通しが立たないことが負担になります。あと何人待ちなのかが分かる、あるいは一度外に出られると案内されるだけで、待合の緊張はかなり下がります。
診察室から出た患者さんが、待合を通って帰る。この動線を避けられる間取りが理想です。入口と出口を分ける、あるいは通路を迂回させる。物件の形状に左右されますが、検討する価値があります。
CHECKLIST
着工後には変えられない項目を並べました。
| 確認項目 | 見るポイント | 後から可否 |
|---|---|---|
| 診察室の防音 | 壁の構造、扉の種類、換気口からの回り込み | ほぼ不可 |
| 待合と診察室の距離 | 扉のすぐ外に椅子がないか | 不可 |
| 受付と待合の位置関係 | 受付での会話が待合に届く距離か | 不可 |
| 入口から待合までの見え方 | 外の通りから中が見えないか | 一部可（フィルム等） |
| 座席の配置 | 正面が他人にならない角度か | 可 |
| 帰り道の動線 | 診察後に待合を通らずに出られるか | ほぼ不可 |
| トイレの位置 | 待合の全員の視線を横切らないか | 不可 |
| 照明の明るさと色 | 白すぎる蛍光灯は緊張を高める | 可 |
「後から可否」の列を見てください。多くが「不可」です。座席配置や照明は開院後にも直せますが、防音・間取り・動線は工事をやり直すしかありません。図面を承認する前に、この表を持って設計士と一つずつ確認してください。
FLOW
待合室の設計が、どの時点で決まるかも示しました。
15〜12か月前
初診にかける時間、再診の長さ、診察室の数。ここで1日に診られる人数が決まり、待合に必要な席数も決まります。枠数が多いほど待合は混み、この診療科ではそれ自体が負担になります。
13〜10か月前
人目に触れずに入れるか、外から中が見えないか、十分な広さが取れるか。待合を狭く取ると、席の間隔が詰まり、隣の人との距離が近くなります。面積は削らないほうがよい部分です。
12〜9か月前
設備投資は他科より抑えられる一方、防音と内装には手をかける価値があります。浮いた分を運転資金と内装に配分する判断が取りやすい診療科です。
10〜7か月前
間取り、防音、動線、受付の位置。上の確認リストを持って、設計士と一つずつ詰めてください。着工してからでは戻れません。同時に、保健所への事前相談も済ませます。
7〜4か月前
受付スタッフの採用時に、この診療科での対応方針を説明しておきます。番号で呼ぶ、症状を口頭で確認しない、電話での名乗り方。採用後に伝えるより、採用時に共有するほうが定着します。
5〜3か月前
待合室の写真を載せてください。「どんな場所か分かる」ことが、受診のハードルを大きく下げます。診療時間、初診の流れ、予約方法とあわせて。
3〜1か月前
保健所への診療所開設届、地方厚生局への保険医療機関の指定申請（月ごとの締切あり）。あわせて、呼び出しの方法、待ち時間の伝え方、予約の受け方を最終決定します。
開院
図面では分からないことがあります。開院後の数週間、実際に待合に座ってみてください。音の聞こえ方、視線の交わり方、待っているときの居心地。直せる部分は早めに直します。
THE BEST DESIGN
どれだけ内装を整えても、1時間待たされれば意味がありません。
待合室の設計を丁寧にやったうえで、最後に効くのは「そもそも待合にいる時間を短くする」という一手です。座席配置も防音も、待っている時間が短ければ問題そのものが小さくなります。
そのために必要なのは、予約枠の設計です。初診と再診で必要な時間が違うのに同じ長さの枠に入れていると、初診が入った日は全体が押します。枠の長さを診療内容で変えられるだけで、待ち時間はかなり整います。
加えて、順番が近づいたら連絡が届く仕組みがあれば、待合に長く座っている必要がなくなります。近くのカフェで待つ、車の中で待つ。この診療科では、これが最も喜ばれる配慮のひとつです。
初診・再診・カウンセリング。所要時間が違うものを同じ枠に入れない。
待合に張り付かなくて済む。外で待てるだけで負担が変わります。
来院を告げるだけなら、声を出す必要はありません。
NEXT STEP
待合室にかける工夫と、予約枠にかける工夫は、同じ目的に向かっています。患者さんが安心して通い続けられる状態を作ることです。内装は開院前にしか作れませんが、枠の設計は開院後も調整できます。
私たちが提供している予約・顧客管理システム（リピタス／RepiTas）は、初診・再診・カウンセリングで枠の長さを分けて管理できます。予約はLINEから24時間、声を出さずに完了し、前日のリマインドも自動です。症状の入力を必須にしない設定にもできます。
開業予定の診療時間と枠の考え方をお聞かせいただければ、具体的にご提案します。
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下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ 心療内科・メンタルクリニック向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
FAQ
※ 本記事は開業実務の一般的な整理であり、診断・治療方針を示すものではありません。手続きや設備の要件は所轄の窓口にご確認ください。