リピタスRepiTas|耳鼻咽喉科クリニックの予約システム
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👂 耳鼻咽喉科の開業を考えている先生へ
耳鼻咽喉科は、月による患者数の差が最も大きい診療科のひとつです。スギ花粉の時期に押し寄せる患者を捌けるかどうかで、その医院の評判が固まります。そして最初の春は、開院間もない、最も体制が弱い時期に来ます。ここを前提に、準備を組み立てます。
春
評価が決まる時期
6段階
軌道に乗せる工程
防音室
設備の要となる部屋
👂 このページは耳鼻咽喉科シリーズ『耳鼻咽喉科クリニックの予約システム』の関連記事です。
SEASONALITY
年間を平均した数字で計画を作ると、必ず狂います。
| 時期 | 主な受診理由 | 運営上の課題 |
|---|---|---|
| 2〜4月 | 花粉症 | 待合があふれる。人手が足りない |
| 5〜7月 | 中耳炎・副鼻腔炎・めまい | 落ち着くが、通院中断が起きやすい |
| 8〜9月 | 最も静かな時期 | 固定費が重く感じる時期 |
| 10〜1月 | かぜ・扁桃炎・中耳炎 | 小児の受診が増える |
この波を前提にすると、いくつかの判断が変わります。人員を繁忙期に合わせて雇うと、閑散期の人件費が重くのしかかります。逆に閑散期に合わせると、春に破綻します。多くの医院が、非常勤やパートで山を吸収する形を取るのはこのためです。
開業時期の選び方も、ここに関わります。春の直前に開院すれば、いきなり患者が来ますが、体制が固まる前に繁忙期を迎えるリスクがあります。逆に閑散期に開けると、運用を固める余裕はある一方、初期の資金繰りは厳しくなります。どちらを取るかは、運転資金の厚みとスタッフの経験値で判断してください。
ROADMAP
開院がゴールではなく、最初の1年を回しきるまでが射程です。
構想
耳鼻咽喉科は守備範囲が広い診療科です。小児の中耳炎を厚く診るのか、めまい・難聴を深掘りするのか、睡眠時無呼吸まで扱うのか。重心によって必要な設備も、立地の条件も変わります。
診療圏
小児の受診が多い診療科なので、子育て世帯の分布は重要な指標です。同時に、花粉症の時期は働く世代が仕事の前後に来るため、駅からの導線も効いてきます。
資金と物件
年間の平均ではなく、閑散期の月商で固定費が賄えるかを確認します。物件は、防音室が設置できるか(床の耐荷重・搬入経路)を契約前に確認してください。
設備
聴力検査の防音室、電子スコープ、ネブライザー、平衡機能検査。すべてを開院時にそろえる必要はありません。重心に合うものから入れ、実績を見て足します。
人員とWeb
常勤で何人、繁忙期に何人追加するか。求人は季節を先読みして出します。同時にホームページを公開します。花粉症の時期に検索で見つけてもらうには、その数か月前から公開されている必要があります。
開院と最初の1年
届出を済ませ、内覧会を開き、開院します。最初の春をどう捌いたかが評判になり、最初の夏をどう耐えたかが資金繰りの経験になります。この1年を回しきって、はじめて経営の形が見えます。
EQUIPMENT
開院時にそろえるもの、後回しにできるものの見極めです。
設置には床の耐荷重と搬入経路の条件があります。物件を契約する前に確認してください。後から入らない、という事例は珍しくありません。
鼻咽腔・喉頭の観察に使います。本数と洗浄の回転が、外来の流れを左右します。洗浄機を入れるか用手法で回すかも、件数から判断します。
台数がそのまま処置の待ち時間になります。繁忙期のピークを基準に台数を決めると、閑散期には余ります。ピークの8割程度で置き、残りは時間を分散して吸収するのが現実的です。
めまいを重点的に診るなら必要です。逆に、その方向に進まないなら開院時は見送れます。
簡易検査から始める形が一般的です。機器の貸出と回収の運用が発生するため、管理の手間も見積もってください。
スコープの画像をカルテにどう残すか。製品によって連携の深さが違うため、実際の画面で確認してから決めてください。
PEAK SEASON
体制が固まりきる前に、ピークが来ます。
受付順にすると、開院前から行列ができます。時間帯を指定して受け付ける形にすれば、同じ人数でも待合の同時滞在人数は下がります。これは物理的に待合を広げるより、はるかに安く効きます。
花粉症は、シーズン中に何度か通う患者が多い診療科です。次回の来院日を会計時に押さえておくと、患者は空いている時間を選べ、医院は来院を平準化できます。
症状の始まった時期、これまでの治療歴、飲んでいる薬。受付で紙に書いてもらうと、その分だけ待合に人が滞留します。
「そろそろ花粉の時期です」を、前シーズンに来た患者へ届けます。症状が出てから慌てて来るより、早めに来てもらったほうが、ピークが分散します。
1日を通して人を増やすのではなく、混む時間帯に集中させます。これも予約が時間帯で見えていることが前提になります。
NEXT STEP
繁忙期に「これはまずい」と気づいてから予約システムを導入するのは、最も条件の悪いタイミングです。スタッフに新しい操作を覚えてもらう余裕が、その時期には一切ありません。閑散期のうちに慣らしておくのが定石です。
私たちが提供している予約・顧客管理システム(リピタス/RepiTas)は、時間帯予約で来院を分散させ、来院前のWeb問診で受付の滞留を減らせます。シーズン前の案内や、通院中断を防ぐリマインドを、患者が日常的に使うLINEへ自動で届けることもできます。
まずは、想定している繁忙期と閑散期の患者数、スタッフの人数をお聞かせください。どこまで自動化すべきかを率直にお答えします。
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下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
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※ 耳鼻咽喉科向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
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