リピタスRepiTas｜訪問介護 予約・スケジュール管理ガイド
LINEで相談
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🌙 電話に出られない時間の依頼を逃していないか気になる事業所へ
家族が訪問介護を検討し始めるのは、仕事や家事が落ち着いた夜、あるいは週末が多いといわれます。 ところが事業所の電話対応は日中中心。「相談したい」と思った瞬間に窓口が閉まっていることが、依頼の取りこぼしにつながっているかもしれません。
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いつでも依頼を受付
見えにくい
機会損失は数字に出にくい
自動応答
Web/LINEで一次受付
🏠 このページはシリーズ『訪問介護の予約・スケジュール管理システム』の関連記事です。
A QUIET LOSS
訪問介護に限らず、人手が限られる事業所ほど「電話が鳴らない時間帯は依頼もない時間帯」と考えがちです。ですが実際は、検討している人はいるのに、連絡する窓口が開いていないだけというケースが少なくありません。
この機会損失は、クレームにも売上減少にも直接は表れないため、経営側からは見えにくいのが厄介なところです。まずは、電話に出られない時間帯に何が起きているのかを整理してみます。
3 PATTERNS
どれも事業所側は気づきにくく、依頼者側だけが体験している出来事です。
留守番電話に用件を吹き込むこと自体をハードルに感じる人は少なくありません。「またかけ直そう」と思っているうちに、他の事業所を探し始めてしまうこともあります。
緊急性の高い相談ほど、家族は複数の事業所へ同時に問い合わせています。折り返しが翌日になった時点で、すでに他の窓口で話が進んでいることも珍しくありません。
「なるべく早く対応してほしい」という相談ほど、待たされることを嫌う傾向があります。声を荒げてクレームになるわけではなく、静かに他の選択肢へ移っていくため、事業所側は気づく機会自体がありません。
THE SETUP
職員を24時間配置するのではなく、「一次受付」を自動化する考え方です。
営業時間に関係なく、いつでも依頼内容や希望日時を入力できる窓口を用意します。事業所側は営業時間内に確認・返信すればよく、対応時間を無理に広げる必要はありません。
電話より心理的なハードルが低いLINEで、まず用件と連絡先を受け取る形にすると、緊急性の高い相談でも取りこぼしにくくなります。
「〇時間以内に折り返します」「翌営業日〇時までに連絡します」と自動返信で伝えるだけで、依頼者は安心して待つことができ、他社への流出を防ぎやすくなります。
すでに利用中の方の緊急連絡と、新規の相談・依頼を同じ窓口にしないことが重要です。緊急連絡先を明確に分けて案内することで、新規窓口を自動化しても対応の質を落とさずに済みます。
当サイトを運営する株式会社アンカーリンクの「リピタス（RepiTas）」は、Web予約とLINEでの一次受付を24時間稼働させ、確認済みの依頼だけを職員に通知する仕組みです。 職員の稼働時間を増やさずに、依頼の入口だけを広げたい事業所様からのご相談を承っています。
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