リピタスRepiTas｜在宅医療・訪問診療の予約システム
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⚙️ 訪問診療の日程管理を変えたい方へ
システムを導入したのに、3か月後には壁のホワイトボードで運用している。訪問診療の現場では珍しくない光景です。原因は機能不足ではなく、導入の進め方にあります。順番を守れば、定着はそれほど難しくありません。
5
導入のステップ数
2週間
試験運用の目安
1つ
最初に変える範囲
🏠 このページは在宅医療・訪問診療シリーズ『在宅医療・訪問診療の予約システム』の関連記事です。
WHY IT FAILS
機能の話ではありません。
定期訪問も、臨時往診も、家族連絡も、記録も。すべてを同時に切り替えると、慣れないうちに現場が回らなくなり、緊急時に紙へ戻ります。そして一度戻ると、二度と移行しません。
「みんなで入れましょう」は、誰も入れない状態を生みます。訪問予定を誰が、いつ入力するのか。これを決めずに始めると、システム上の予定と実際がずれ、信用されなくなります。
移行期に併用するのは正しいのですが、期限を切らないと永久に二重運用になります。二重運用は手間が倍になるだけなので、現場は楽なほう（紙）を選びます。
訪問診療の予定確認は、移動中や患家の前で行われます。院内のパソコンでしか見られない仕組みは、現場の役に立ちません。スマートフォンで見られるかを、選定時に必ず確認してください。
日程はシステムで管理しているのに、家族への連絡は電話のまま。結局、日程が変わるたびに電話をかけ直す手間は残ります。連絡までを含めて設計しないと、効率化の実感が出ません。
FIVE STEPS
全体で1〜2か月。急がないほうが結果的に早く定着します。
STEP 1
システムを見る前に、現状を紙に書き出します。訪問予定は誰がどこに書いているか。変更が入ったとき、誰に伝わるか。家族への連絡は誰がするか。臨時の往診依頼はどこに来るか。この棚卸しをせずに導入すると、必ず「そういえばこれはどうするんだ」が後から出てきます。1〜2時間で終わる作業です。
STEP 2
全部を変えないでください。いちばん困っている1つだけを選びます。訪問予定の共有か、家族への次回連絡か、臨時往診の受付か。1つに絞れば、現場の負担は小さく、効果は分かりやすくなります。他は当面いまのままで構いません。
STEP 3
選んだ範囲について、患者さんの情報と訪問の予定を移します。過去のデータをすべて移す必要はありません。今後の予定と、現在担当している患者さんの情報だけで十分です。ここは私たちのような提供側が代行できる部分でもあります。
STEP 4
いきなり本番にせず、紙と併用しながら2週間動かします。この期間に出てくるのは、たいてい設定の細かいずれです。訪問の所要時間が実態と合っていない、地域ごとの曜日枠が足りない、担当者の割り当てが違う。調整して合わせます。
STEP 5
試験運用で問題が出なくなったら、「この日から紙はやめます」と日付を決めて宣言してください。ここを曖昧にすると二重運用が続き、いずれ紙だけが残ります。移行後1か月は、うまくいかない点を拾って調整する期間と考えます。
WHAT CHANGES
外来診療とは、効いてくる場所が違います。
| 場面 | いまの負担 | 変わること |
|---|---|---|
| 来週の予定確認 | 院内の紙を見ないと分からない | 移動中にスマホで確認できる |
| 紹介への返答 | 空きを確認してから折り返す | その場で受け入れ可否を答えられる |
| 次回訪問の連絡 | 家族に一軒ずつ電話する | 自動でメッセージが届く |
| 日程変更 | 関係者全員に個別に連絡 | 画面を直せば全員が同じ情報を見る |
| 臨時往診の割り込み | その日の予定を紙で組み直す | 空き時間を見て差し込める |
| 担当者の引き継ぎ | 口頭とメモに依存 | 記録が残り、誰でも状況が分かる |
とくに2行目です。紹介の受け入れ可否をその場で答えられるかどうかは、次の紹介が来るかどうかに直結します。退院日は決まっており、ケアマネや連携室は待てません。「確認して折り返します」を「今お答えできます」に変えられることは、効率化以上の意味を持ちます。
CHECKPOINTS
訪問診療では、外来向けの機能一覧では判断できません。
車内、患家の前、階段の途中。スマートフォンで見られない仕組みは現場で使われません。
訪問はルートで組みます。「火曜は北エリア」のような枠の作り方ができるか。
患者さんによって所要時間が違います。一律の枠だと予定が現実と合いません。
急な往診依頼が入ります。予定を崩さずに追加できる作りかどうか。
日程管理と連絡が別だと、効率化の実感が薄くなります。
忙しい現場が自力で初期設定をするのは負担です。代行してもらえるかを確認する。
NEXT STEP
導入の相談で最初にお聞きするのは、機能の希望ではなく「いま何にいちばん時間を取られているか」です。そこが分からないと、最初に変える1つを決められません。
私たちが提供している予約・顧客管理システム（リピタス／RepiTas）は、曜日と地域で訪問枠を持ち、患者さんごとに所要時間を変えて管理できます。臨時の往診も空き時間に差し込め、ご家族への次回訪問のご案内はLINEで自動送信。スマートフォンから確認できるため、移動中でも予定が見えます。
初期設定とデータの移行は当社で代行します。訪問件数と現在の管理方法をお聞かせいただければ、どこから始めるべきかをご提案します。
導入について相談するTRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ 在宅医療・訪問診療向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
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