リピタスRepiTas｜顧客管理できる予約システムの選び方
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🧭 機能名ではなく、中身で選ぶ
比較表の◯だけを見て決めると、契約後に「思っていたのと違う」が起きます。確かめるべきは機能の有無ではなく、その機能で何が取り出せるかです。12の質問を用意しました。
12項目
聞くべき質問
3段階
顧客管理の深さ
業種別
外せない条件
📖 このページは『無断キャンセルは、3つの理由に分けると防げる｜予防から事後対応までの設計』の深掘り記事です。
INTRO
予約システムの機能一覧に「顧客管理」と書かれていても、その中身は大きく3段階に分かれます。①顧客の一覧があるだけ、②予約履歴が顧客ごとに紐づく、③履歴から条件で抽出して連絡までできる。この3つが、同じ言葉で表現されています。
多くの店舗が期待しているのは③です。しかし実際に導入してみると①だった、という食い違いが起こります。資料や比較表では、この差がほとんど表現されません。◯がついているかどうかでは判別できないためです。
以下の12項目は、その差を炙り出すための質問です。デモや問い合わせの場で、そのまま聞いてください。答えに詰まる項目があれば、そこが弱点です。
質問の仕方
「〜はできますか」ではなく「〜をやりたいのですが、どの画面で何回操作しますか」と聞いてください。できる／できないでは、実務に耐えるかどうかが分かりません。操作の回数を聞くと、現実味が見えます。
CHECK
前半6つは土台、後半6つは活用に関わります。
手動で顧客を作ってから予約を紐づける方式だと、忙しい日に必ず抜けます。自動で作られ、既存顧客なら自動で結びつくかを確認してください。ここが土台です。
電話番号か、メールか、氏名か。氏名だけで判定する製品は、重複顧客が増えていきます。手動で結合できるかどうかもあわせて聞いてください。
予約を削除すると記録ごと消える製品があります。キャンセル履歴が残らないと、傾向の把握ができません。「削除」と「キャンセル」が別扱いかを確認してください。
入力できても検索できないメモは、量が増えると使われなくなります。キーワードで引けるかを、実際のデモ画面で試してください。
業種特有の項目（アレルギー、車種、資格、担当者など）を後から足せるか。追加のたびに費用と期間がかかる製品もあります。条件を先に確認してください。
全スタッフが全顧客の全情報を見られる状態が適切とは限りません。閲覧・編集・出力を分けられるかを確認してください。
ここが③の段階に入っているかの分かれ目です。操作が5回を超えるなら、月次の運用では続きません。実際に画面で出してもらってください。
「3か月来ていない」かつ「単価5,000円以上」かつ「土曜に来る人」。1条件しか使えない製品が意外と多くあります。組み合わせの数を聞いてください。
抽出はできても、送信は別ツールという構成だと、貼り付け作業が毎月発生します。同じ画面から送れるか、送信手段は何か（LINE／メール／SMS）を確認してください。
いつ誰に何を送ったかが残らないと、重複送信が起きます。開封や反応まで見られるかは、製品によって差が大きい部分です。
将来の乗り換えに直結します。CSVなどで全項目を出力できるか、費用はかかるかを、契約前に必ず確認してください。出せない製品は、選択肢から外して構いません。
設定の代行までか、操作の説明だけか、メールのみか。顧客管理は運用が始まってからの相談が多い領域です。導入後の窓口を確認してください。
LEVEL
高いほうがよいとは限りません。使わない機能は費用だけが残ります。
| 段階 | できること | 向いている店 |
|---|---|---|
| ① 名簿型 | 顧客一覧、連絡先の保存 | 予約の取りこぼしが主な課題。リピート施策は当面やらない |
| ② 履歴型 | 予約・来店・キャンセルが顧客ごとに紐づく。カルテ欄あり | 接客の質を上げたい。担当交代がある。スタッフ3名以上 |
| ③ 活用型 | 条件抽出、そのまま配信、反応の記録 | リピート率を上げたい。販促費を自社顧客へ向けたい |
INDUSTRY
共通機能より、この部分で合う／合わないが決まります。
担当スタッフごとの履歴、指名の記録、施術内容とカルテ写真。次回来店の目安を担当ごとに設定できるかも重要です。担当が辞めたときに顧客が追える形になっているかを確認してください。
来院間隔の管理、次回予定の設定、注意事項の共有。法令上の保存要件を満たせるか、権限を細かく分けられるかが判断軸になります。予約の枠と施術者の管理も併せて確認を。
来店回数、コースの利用歴、同伴者の人数、アレルギー。個人単位よりグループ単位の記録が要る点が、他業種と異なります。予約経路の記録も、販促の判断に効きます。
受講履歴、進度、振替の残数、保護者の連絡先。「予約」より「継続の管理」が主眼になるため、回数券や月謝との連動が要ります。
ORDER
機能一覧を横に並べて比較すると、多機能な製品が良く見えます。しかし店舗導入の失敗は、機能不足よりも「使わない機能の多さで操作が複雑になり、誰も使わなくなる」という形で起きます。
順番はこうしてください。①いま困っていることを3つ書き出す、②それが解決する状態を文章にする、③その状態に必要な機能だけを条件にする。この3ステップを経ると、比較表の◯の数ではなく、自店に必要な数項目で判断できます。
そのうえで、将来足すかもしれない機能は「後から追加できるか」だけ確認しておけば十分です。最初から全部入りを選ぶ必要はありません。段階を追った導入の考え方は、一緒にすべきか別々でよいかでも扱っています。
TRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
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