リピタスRepiTas｜予約とカルテの連携
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🗂 予約とカルテを、つなぐ
カルテを別の場所に置いていると、確認は必ず接客の直前になります。予約にカルテがぶら下がっていれば、確認は前日の準備時間に移せます。変わるのは、時間ではなく順番です。
前日
準備で確認できる
当日
探す動作が消える
交代
引き継ぎが要らない
📖 このページは『無断キャンセルは、3つの理由に分けると防げる｜予防から事後対応までの設計』の深掘り記事です。
INTRO
紙のカルテを使っている店では、確認のタイミングがほぼ固定されています。お客様が入ってきて、名前を聞いて、棚から出す。この順番だと、確認は接客の一部にならざるを得ません。前回の内容を読みながら、目の前の相手と話すことになります。
予約にカルテが紐づいていると、この順番が崩せます。前日の準備時間に明日の予約者を順に開き、内容を頭に入れておける。当日は「探す」ではなく「思い出す」から始まります。お客様から見た印象は、まったく違うものになります。
このページでは、カルテ連携で具体的に何が変わるのかを4つの側面から見たうえで、連携しても解決しない部分についても正直に触れます。
CHANGE
時短だけの話ではありません。
当日その場ではなく、前日にまとめて確認できます。複数人の予約をまとめて見ると、その日の流れも組み立てられます。「この方は時間がかかるから、後ろに余裕を持たせよう」という判断が、当日ではなく前日にできるようになります。
担当が休んだ日、代わりに入る人が予約を開けば経緯まで分かる。「あの人は〇〇が苦手だから」という情報が、記憶ではなく記録として渡ります。シフト制の店ほど、この差が大きく出ます。
前回と前々回の内容が並んで見えると、「そろそろこちらを試してみますか」という提案の根拠ができます。売り込みではなく、経過に基づいた提案になります。受け取る側の印象がまったく違います。
要望、注意事項、同意した内容が日付とともに残る。トラブルが起きたときに事実を確認できる状態は、店とお客様の双方を守ります。紙のカルテでも同じですが、探せなければ意味がありません。
DESIGN
項目を増やすほど、書かれなくなります。
「空いた時間に」では書かれません。会計の直後、次の準備の前、といった具体的な場所を決めてください。ここが決まっていないカルテは、忙しい日から順に空白になります。
毎回同じことを書く項目は選択式にします。自由記述は1つで足ります。自由欄が3つも4つもあると、どこに何を書くか迷い、結局どれも埋まりません。
量が増えたときに読まれなくなる原因は、探せないことです。キーワードで引ける状態かどうかを、導入前に確認してください。画像だけのカルテは、後から使えません。
施術前後、仕上がり、状態の記録。「撮れるときに撮る」では溜まりません。どの場面で撮るかを決めておくと、比較できる形でそろいます。
全スタッフが全員のカルテを見られる状態が適切とは限りません。担当以外は概要のみ、といった段階を設けられるかを確認してください。
記録を取ることへの説明は、スタッフによってばらつきがちです。「よりよいご提案のために記録を残しています」という一文を共通化しておくと、不安を招きません。
COMPARE
紙が劣るという話ではなく、どこで差が出るかという話です。
| 場面 | 紙のカルテ | 予約に紐づくカルテ |
|---|---|---|
| 前日の準備 | 棚から明日の分を抜き出す | 予約一覧から順に開く |
| 当日の取り出し | 名前で探す（数十秒） | 予約をタップするだけ |
| 担当交代 | 口頭で引き継ぐ | 同じ画面を見れば分かる |
| 過去の傾向を見る | 綴りを遡って読む | 時系列で並ぶ |
| 複数店舗での共有 | 実質不可 | 店舗をまたいで参照 |
| 紛失・災害時 | 復旧できない | バックアップから復旧 |
| 書く手軽さ | ペンで速い | 入力に慣れが要る |
LIMIT
期待の位置を、正しく置いてください。
紐づけても、記録の内容は人が書きます。入力の速さは端末と項目設計で多少改善しますが、ゼロにはなりません。時短を目的にすると、期待外れになります。
導入した瞬間に過去の記録が現れるわけではありません。紙の時代の内容は、移すか、これから積み上げるかのどちらかです。効果が実感できるまで数か月かかります。
詳しく書く人と、一行で終わる人がいます。項目を選択式にして最低限をそろえるのが、現実的な対策です。
紙の紛失リスクは減りますが、権限設定や端末の管理という別のリスクが増えます。誰がどこから見られるかを、運用として決める必要があります。
クラウド型は回線に依存します。当日分だけでも紙に出せる運用を用意しておくと、通信障害の日でも慌てずに済みます。
TRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
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