リピタス LINEで相談

🧩 止めずに、まとめる

一気に移すから、
失敗します

バラバラの管理をまとめる作業でつまずく原因は、ツール選びではありません。「全部を、一日で、完璧に」移そうとすることです。順番と、捨てるものを決めれば、営業を止めずに移せます。

5段階

順番を守る

並走

2週間の重複期間

捨てる

移さない範囲を決める

本文を読む ↓

📖 このページは『無断キャンセルは、3つの理由に分けると防げる｜予防から事後対応までの設計』の深掘り記事です。

INTRO

まとめる作業の8割は、移行前に決まります

新しい仕組みを契約した日から、いきなりデータを流し込もうとする。これが最もよくある失敗です。移行の成否は、どのデータを移し、どれを捨てるかを決めた時点でほぼ決まっています。

いま手元にあるデータは、たいてい想像より汚れています。同じ人が3件に分かれている、電話番号の形式がそろっていない、退店したスタッフしか意味の分からないメモが並んでいる。この状態のまま移すと、汚れごと新しい場所へ運ぶことになります。

以下の5段階は、店舗の規模を問わず使える順番です。全部で2〜6週間を見ておくと、無理がありません。

STEP

まとめるための、5段階

順番を入れ替えると、後戻りが発生します。

01

棚卸し — 情報がどこに何個あるかを書き出す

予約、顧客、カルテ、来店記録、LINEの友だち、ポータル経由の顧客名簿。置き場所と、そこにしかない情報を紙1枚に書き出します。この時点で「実は誰も見ていない台帳」が見つかることがよくあります。見ていないものは、移す必要がありません。

02

名寄せ — 同じ人を、1人にまとめる

電話番号を軸にすると精度が上がります。カナ氏名だけで突き合わせると、同姓同名と表記ゆれで必ず崩れます。重複を潰す作業はこの段階でやりきってください。移した後にやると、履歴が分断されて修復が難しくなります。

03

型を決める — 新しい入れ物の項目を確定する

ここで欲張らないことが最大のコツです。「毎月やりたいこと1つ」に必要な項目だけを作ります。あとから足せる設計なら、最初は少ないほうが定着します。自由記述のメモ欄は1つあれば十分です。

04

並走 — 2週間だけ、両方に入れる

切り替え当日に古いほうを止めると、抜けが起きたときに戻れません。2週間は両方へ入力し、件数と内容が一致するかを毎日確認します。この期間があるかどうかで、現場の不安がまったく違います。

05

切り替え — 古い側を「参照専用」にする

削除ではなく、書き込み禁止にして残します。過去を調べたいときの逃げ道があると、スタッフは安心して新しい側を使えます。半年ほど経って参照されなくなったら、保管に回してください。

DECIDE

移すもの／移さないものを、先に決める

全部を移そうとした瞬間に、期限が消えます。

✅

移す — 連絡先

電話番号、メール、LINE。ここだけは正確さが要ります。間違ったまま移すと、案内が届かず、届かない理由も分からないという状態になります。形式（ハイフンの有無など）もこの段階でそろえてください。

✅

移す — 最終来店日と来店回数

この2項目があるだけで、移行直後から「離れかけている人」を出せます。移行の効果を最初に実感できるのが、この2つです。正確な日付が分からない場合は、月単位でも構いません。

🤔

迷ったら — 金額と利用メニュー

分析に使う予定があるなら移します。「いつか使うかも」で移すと、名寄せの手間が倍になります。直近1年分だけ、と区切るのが現実的です。

🚫

移さない — 過去の自由記述メモ

紙のカルテや自由入力の履歴は、量の割に移行コストが高い部分です。参照用として原本を残し、来店のたびに必要な分だけ新しい側へ書き写す方式が、結局いちばん早く終わります。

PITFALL

この段階で、よくつまずく場所

先に知っておくと、避けられます。

🌀

CSVの文字コードで、名前が壊れる

Excelから書き出したCSVをそのまま取り込むと、氏名が文字化けすることがあります。取り込み前に10件だけテストして、画面で確認してください。全件入れてから気づくと、消してやり直しになります。

📞

電話番号の形式が、そろっていない

ハイフンあり・なし、先頭の0が消えている、国番号つき。形式がバラバラだと、同一人物の判定ができません。移行前に一括で整えるのが鉄則です。

🗓

予約データを、過去まで移そうとする

過去の予約は、来店履歴として要約すれば足ります。1件ずつ移す価値があるのは、これから先の予約だけです。ここを勘違いすると、移行が何倍にも膨らみます。

🙅

現場に、切り替え日を伝えていない

スタッフが古い側に入力し続け、新しい側に穴が空く。並走期間と切り替え日を、紙で貼り出してください。口頭連絡だけでは、シフト制の店では必ず漏れます。

🔐

退職者のアカウントが、残ったまま

移行のタイミングは、権限を整理する好機です。誰がどこまで見られるかを、この機会に決め直してください。顧客情報を扱う以上、後回しにしてよい話ではありません。

PLAN

規模別の、現実的な期間の目安

余裕を持った計画のほうが、結果的に早く終わります。

店舗の規模棚卸し〜名寄せ並走全体の目安
個人店・顧客数〜3003〜5日1週間2週間ほど
スタッフ3〜5名・〜1,5001〜2週間2週間1か月ほど
複数店舗・〜5,0002〜4週間2〜3週間1.5〜2か月
紙のカルテが中心移行対象を絞る前提で1〜2週間2週間1か月＋以降の随時入力

REPITAS

移行の順番から、一緒に決められます

当社の「リピタス（RepiTas）」は予約と顧客管理が同じ仕組みの中にあるため、まとめる作業のうち「連携の設計」が丸ごと不要になります。残るのは、移すものを決めて、名寄せして、並走するだけです。

CSVでの取り込みや、いまお使いのツールからの移行手順の設計もお手伝いしています。項目の追加やカルテ欄の作り込みもご相談ください。※内容により別途費用と期間が必要です。

料金は月額11,000円〜、初期費用0円〜。まずは現状をお聞かせいただくところから始められます。

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FAQ

よくある質問

Q. 営業しながら移行できますか？
できます。むしろ、休業して一気に移すより安全です。ポイントは2週間の並走期間を設けることと、過去データの移行対象を絞ることです。この2つを守れば、日々の営業への影響はほとんど出ません。
Q. 名寄せは、何を基準にすればよいですか？
電話番号を第一の基準にしてください。次にメールアドレス、最後にカナ氏名＋生年月です。氏名だけで判定すると、同姓同名と表記ゆれで誤結合が起きます。誤って別人を1人にまとめると、後から分けるのが非常に難しくなります。
Q. 紙のカルテは、全部入力すべきですか？
おすすめしません。件数が多いほど、入力の途中で挫折します。連絡先と最終来店日だけを先に移し、詳しい内容は次回来店時に必要な分だけ書き写す方式にしてください。よく来る顧客から自然に埋まっていき、半年で主要な層がそろいます。
Q. 移行の途中で、予約の取りこぼしが起きませんか？
並走期間中は両方に入力するため、片方に抜けても気づけます。逆に、並走を省いて即日切り替えると、慣れないうちの入力漏れに気づけません。手間に見えますが、この2週間が最も安全な保険です。
Q. 古い予約表やExcelは、いつ消せばよいですか？
切り替え後すぐには消さず、書き込みだけを止めて参照専用にしてください。目安は半年です。その間に一度も開かなかったなら、バックアップを取って保管に回して構いません。

いまの置き場所を
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予約・顧客・カルテがそれぞれどこにあるかを伺えば、移す順番と、移さなくてよい範囲を具体的にご提案します。

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