リピタスRepiTas｜予約管理をExcelから卒業する
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📊 Excelの限界を、見極める
一人で、店内で、記録するだけなら、Excelは今でも優秀な道具です。崩れるのは、複数人で触り、外から予約が入り、通知が必要になったときです。その3点で判定します。
同時
複数人で触る
外部
お客様が入れる
通知
自動で知らせる
📖 このページは『リピタス（RepiTas）｜予約システムの導入なら。電話対応の負担をなくす24時間自動受付』の深掘り記事です。
INTRO
「そろそろ予約システムを入れたほうがいいのか」という相談は、たいてい漠然としています。判断材料がないまま比べても、決まりません。Excelの限界は、機能の不足ではなく、3つの用途で明確に現れます。
①複数人が同時に編集する必要があるか、②お客様自身に入力してもらう必要があるか、③自動で通知を送る必要があるか。この3つのうち2つ以上が「はい」なら、Excelは合わない道具になっています。0〜1個なら、無理に変える必要はありません。
このページでは、なぜその3点で崩れるのかを説明したうえで、いまのExcelを捨てずに移行する手順を示します。
先に伝えておきたいこと
Excelから移った後も、Excelは使い続けることになります。売上の集計、シフト作り、分析の下書き。予約の受付だけを別の道具に任せる、という切り分けが現実的です。
LIMIT
どれも、表計算ソフトの設計思想の外にある用途です。
共有フォルダのファイルを2人が開くと、片方は読み取り専用になるか、保存時に上書きが起きます。クラウド版なら同時編集できますが、同じセルを同時に触れば結局どちらかが消えます。予約表は「同じ行を複数人が同時に更新する」という、最も事故が起きやすい使い方にあたります。
Excelのファイルを外部に公開するわけにはいきません。結果として、電話やメールで受けて、店側が転記することになります。この転記が営業時間中の負担になり、聞き間違いや入力ミスの原因にもなります。
前日リマインドや予約確認を送るには、Excelの外に仕組みが必要です。手作業で送っていると、忙しい日に飛びます。飛んだ日に限って、無断キャンセルが出ます。
行の挿入で数式がずれる、フィルタをかけたまま保存して見えなくなる、誤って上書き保存する。Excelの事故は、起きた瞬間に気づけないのが厄介な点です。予約が1件消えても、当日まで分かりません。
MIGRATE
いまのファイルは、捨てずに使います。
列名を見れば、自店が予約時に何を聞いているかが分かります。これが、新しい仕組みで設定すべき項目のリストです。ゼロから考える必要はありません。
作ったものの空欄が続いている列、誰も見ていない列。移行は、項目を減らす好機です。そのまま移すと、新しい仕組みでも空欄が並びます。
1件ずつ移す必要はありません。顧客ごとの「最終来店日」と「来店回数」に要約して移せば、実務では十分です。詳細はExcelを参照用に残してください。
未来の予約だけは、1件ずつ新しい側へ入れます。件数が多いなら、切り替え日以降の分だけ新規で受け、既存分はExcelで消化する方式もあります。
いきなり切り替えず、両方へ入れて件数が一致するかを毎日見ます。この期間があると、現場の不安がかなり減ります。問題がなければ、Excelを参照専用にしてください。
CHECK
当てはまる数が多いほど、限界に近づいています。
| 状況 | 段階 | 推奨 |
|---|---|---|
| 一人で回している。予約は月数十件 | 余裕あり | Excelのままで問題なし |
| スタッフが2〜3人。電話予約が中心 | 要注意 | 電話対応の負担を測ってみる |
| 同じ枠に2件入れたことがある | 危険信号 | 切り替えを検討する段階 |
| 営業中に電話に出られないことが多い | 限界 | 受付の自動化が先決 |
| リマインドを手で送っている／送れていない | 限界 | 自動通知のある仕組みへ |
| 複数店舗で予約表を分けている | 限界 | 一元管理を前提に選ぶ |
KEEP
全部を置き換える必要はありません。
システムから出したCSVを、Excelで加工する。この使い方は、移行後もむしろ増えます。集計や分析は、Excelの得意分野です。
予約の入り方を見ながら人員を組む作業は、表計算のほうが早いことが多いです。予約データを出力して、シフト表に貼る運用が定番です。
予約とは別の管理は、無理にシステムへ寄せる必要がありません。
定型の計算はExcelが速い領域です。
移行しなかった詳細は、Excelのまま残して構いません。半年ほど参照されなければ、保管に回してください。
TRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
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