リピタス LINEで相談

5 ESSENTIALS

どの文面にも、必ず入れる5つ

これが抜けると、確認の電話が増えます。

① 日時

曜日まで書く。「3月4日(火)14:00」の形。数字だけだと読み違えが起きます。

② 場所

住所と、地図へのリンク。初めて来る人には、最寄り駅からの目印も。

③ 内容と金額

何を予約したのか、いくらかかるのか。追加費用が出る条件も書いておきます。

④ 変更・キャンセルの方法

どこから、いつまでにできるのか。ここが書かれていないと、無断キャンセルになります。

⑤ 店の連絡先

電話番号と営業時間。返信できないアドレスから送る場合は、その旨も明記します。

💡 長く書かない

読まれるのはスマートフォンの画面です。挨拶文を長く書くほど、肝心の日時が下に押しやられます。冒頭に予約の内容を置き、説明は後ろに回してください。

TEMPLATES

場面別・そのまま使える文例

〔 〕の中を、自店の情報に置き換えてください。

01|予約完了のお知らせ

予約が確定した直後に自動で送る。最も重要な1通です。

件名:【〔店名〕】ご予約を承りました(〔月日(曜)〕〔時刻〕) 〔お名前〕様 この度はご予約いただきありがとうございます。 下記の内容で承りました。 ────────────── ■ 日時:〔月日(曜)〕 〔時刻〕〜 ■ 内容:〔メニュー名〕(所要時間 約〔 〕分) ■ 料金:〔 〕円(税込) ■ 場所:〔店名〕      〔住所〕      〔地図URL〕 ────────────── 【変更・キャンセルについて】 〔来店の◯時間前〕までは、下記より変更・キャンセルいただけます。 〔予約変更URL〕 それ以降のキャンセルは〔キャンセル規定〕を申し受けます。 【当日お持ちいただくもの】 〔 〕 ご不明な点は、下記までお気軽にご連絡ください。 〔店名〕 TEL:〔電話番号〕(受付 〔営業時間〕) 〔ホームページURL〕

02|前日リマインド

来店の前日、夕方までに送る。無断キャンセルを最も減らす1通。

件名:【〔店名〕】明日〔月日(曜)〕〔時刻〕のご予約 〔お名前〕様 明日のご予約が近づきましたので、ご案内いたします。 ────────────── ■ 日時:明日 〔月日(曜)〕 〔時刻〕〜 ■ 内容:〔メニュー名〕 ■ 場所:〔店名〕〔住所〕      〔地図URL〕 ────────────── ご都合が変わった場合は、〔◯時間前〕までに下記からご連絡ください。 〔予約変更URL〕 お会いできるのを楽しみにしております。 〔店名〕 TEL:〔電話番号〕

03|予約内容の変更を受け付けたとき

変更後の内容だけを、はっきり示すのがコツ。

件名:【〔店名〕】ご予約の変更を承りました 〔お名前〕様 ご予約の変更を承りました。 変更後の内容は下記のとおりです。 ────────────── 【変更後】 ■ 日時:〔月日(曜)〕 〔時刻〕〜 ■ 内容:〔メニュー名〕 【変更前】 ■ 日時:〔月日(曜)〕 〔時刻〕〜 ────────────── 重ねての変更も、〔◯時間前〕まで下記より承ります。 〔予約変更URL〕 〔店名〕 TEL:〔電話番号〕

04|キャンセルを受け付けたとき

受理したことを明示する。次につながる一言を添える。

件名:【〔店名〕】ご予約のキャンセルを承りました 〔お名前〕様 下記のご予約をキャンセル いたしました。 ────────────── ■ 日時:〔月日(曜)〕 〔時刻〕〜 ■ 内容:〔メニュー名〕 ■ キャンセル料:〔なし/〔 〕円〕 ────────────── またのご利用を心よりお待ちしております。 ご予約はこちらから承っております。 〔予約URL〕 〔店名〕 TEL:〔電話番号〕

05|店側の都合で変更をお願いするとき

謝意と、代替案を必ずセットで。

件名:【〔店名〕】〔月日〕のご予約について(変更のお願い) 〔お名前〕様 いつもご利用いただきありがとうございます。 〔理由:設備の点検のため/担当者の急な都合により 等〕、 〔月日(曜)〕〔時刻〕のご予約について、日時の変更をお願いしたく ご連絡いたしました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 下記の日時であればご案内が可能です。 ・〔月日(曜)〕 〔時刻〕〜 ・〔月日(曜)〕 〔時刻〕〜 ・〔月日(曜)〕 〔時刻〕〜 ご都合のよいものを、下記よりお選びください。 〔予約変更URL〕 いずれもご都合が合わない場合は、お手数ですが 〔電話番号〕までご連絡いただけますと幸いです。 〔店名〕

06|来店後のお礼

当日の夜か、翌日の午前中までに。売り込みを入れない。

件名:【〔店名〕】本日はありがとうございました 〔お名前〕様 本日はご来店いただき、ありがとうございました。 〔メニュー名〕はいかがでしたでしょうか。 〔※施術・サービスに応じた一言:  例)本日お伝えしたお手入れの方法、ご不明な点があればいつでもお尋ねください。〕 次回のご予約は、下記より承っております。 〔予約URL〕 またお会いできるのを楽しみにしております。 〔店名〕 TEL:〔電話番号〕

07|再来のご案内(間隔が空いた方へ)

前回から一定期間が経った方に。押しつけがましくならないように。

件名:【〔店名〕】そろそろ〔 〕の時期かもしれません 〔お名前〕様 いつもありがとうございます。〔店名〕です。 前回のご来店から〔 〕か月ほど経ちましたので、 ご案内をお送りしました。 〔※業種に応じた一言:  例)〔メニュー名〕は〔 〕か月ごとが目安とされています。〕 ご予約はこちらから承っております。 〔予約URL〕 もしご案内が不要でしたら、下記より配信を停止いただけます。 〔配信停止URL〕 〔店名〕 TEL:〔電話番号〕

08|キャンセル待ちの枠が空いたとき

早い者勝ちであることを、はっきり伝える。

件名:【〔店名〕】キャンセル待ちの枠が空きました(〔月日(曜)〕〔時刻〕) 〔お名前〕様 キャンセル待ちをいただいていた日程に空きが出ましたので、 ご連絡いたしました。 ────────────── ■ 日時:〔月日(曜)〕 〔時刻〕〜 ■ 内容:〔メニュー名〕 ────────────── 先着順のご案内となりますので、ご希望の場合は お早めに下記よりご予約ください。 〔予約URL〕 〔店名〕 TEL:〔電話番号〕

TIMING

送るタイミングの目安

早すぎても遅すぎても、効果が落ちます。

文面タイミング補足
予約完了確定した直後遅れると不安を与える
前日リマインド前日の夕方まで変更の連絡が間に合う時間に
当日リマインド来店の2〜3時間前前日と重ねるなら短く
来店後のお礼当日の夜〜翌日午前数日空くと印象が薄れる
再来の案内通常の来店間隔+数日業種ごとに設定する

⚠️ 案内の送信には、ルールがあります

予約の確認やリマインドは取引に伴う連絡ですが、販促を目的とした案内の送信には、あらかじめ同意を得ることや、送信者の表示、配信停止の方法を明示することなどが法令上求められます。再来の案内やキャンペーンの配信を行う場合は、この点を確認したうえで運用してください。

AUTOMATION

文面ができたら、次は手作業をやめる

文例を用意しても、毎回コピーして、日時を書き換えて、宛先を入れて送る——この作業が残っている限り、忙しい日には抜けます。そして抜けたときに限って、無断キャンセルが起きます。

予約システムを使えば、これらの文面は予約が入った時点、前日の決まった時刻、来店の翌日といったタイミングで自動的に送られます。日時や内容の差し込みも自動です。

私たちの予約・顧客管理システム(リピタス/RepiTas)は、上に挙げた文面をそれぞれ設定して自動配信できます。メールだけでなく、LINEで届ける形にも対応しています。業種に合わせた文面の作成からご相談いただけます。

自動配信を相談する

FAQ

予約メールについてよくある質問

Q. 文例はそのまま使ってよいですか?
ご自由にお使いいただけます。〔 〕の箇所を自店の情報に置き換え、業種に合わせて言い回しを調整してください。
Q. メールとLINE、どちらで送るべきですか?
開封されやすいのはLINEですが、友だち追加が必要です。予約時にメールアドレスを取得しているならメール、LINEでつながっているならLINE、という使い分けが現実的です。
Q. リマインドは前日と当日、両方送るべきですか?
業種によります。当日キャンセルが多いなら両方、そうでなければ前日だけで十分なことが多いです。両方送る場合、当日分は短くしてください。
Q. お礼のメールに、次回の予約案内を入れてもよいですか?
短く1行添える程度なら問題ありません。ただしお礼が売り込みに見えると逆効果になるため、本文の主役はお礼にしてください。
Q. 再来の案内は、どれくらいの頻度で送ってよいですか?
業種ごとの標準的な来店間隔に合わせてください。頻繁に送ると配信停止されます。また販促目的の送信には、同意の取得や配信停止方法の明示など、法令上の要件があります。
Q. 自動返信メールが迷惑メールに入ってしまいます。
送信元の設定や文面の内容が影響することがあります。予約完了時に「メールが届かない場合は迷惑メールフォルダをご確認ください」と画面に表示しておくと、問い合わせが減ります。

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