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🗂 顧問先の情報を整理したい事務所へ
会計システム、エクセルの一覧、メールのやり取り、そして担当者の記憶。「あの顧問先、去年どんな相談をしていたか」を調べるのに、4か所を見に行くことになります。そして担当が変われば、4つ目は失われます。
4
情報のある場所
記憶
最も失われやすい
1つ
まず束ねる範囲
🧾 このページは税理士事務所シリーズ『税理士事務所のための予約システム』の関連記事です。
THE PROBLEM
日々の小さな不便が、いずれ大きな問題になります。
顧問先から電話が入り、前回の面談内容を聞かれる。担当者が不在だと答えられず、折り返しになる。1件あたりは数分でも、これが日に何度も起きます。
担当者が退職や異動をしたとき、記録に残っていない情報はそこで消えます。「そういえば社長は◯◯を気にしていた」といった文脈は、たいてい記録されていません。新しい担当者は、ゼロから関係を作り直すことになります。
以前に伺った内容を、また聞いてしまう。顧問先から見ると「話が伝わっていない事務所」に見えます。信頼を削る、地味だが確実な要因です。
いつ、誰が、何を伝えたか。言った・言わないの食い違いが起きたとき、根拠を示せません。士業では、これがリスクになる場面があります。
ある顧問先が相続の相談をしていた、事業承継を気にしていた。記録されていれば次の提案に繋がるのに、記憶の中で埋もれる。
MAP IT
統合を考える前に、現状の地図を作ります。
| 情報 | いまある場所 | 移すべきか |
|---|---|---|
| 会計データ・申告書 | 会計システム | そのまま |
| 顧問先の基本情報 | 会計システム／エクセル | 重複を整理 |
| 面談の日程と履歴 | 手帳／カレンダー／記憶 | 最優先で束ねる |
| 相談の内容・経緯 | メール／担当者の記憶 | 記録の場所を決める |
| 連絡先・担当窓口 | 名刺／エクセル／メール | 1か所に集約 |
| 資料の授受の記録 | メール／記憶 | 運用を決める |
すべてを1つにまとめる必要はありません。会計データは会計システムに置いたままで構いません。問題は3行目と4行目——面談の履歴と相談の経緯です。ここが担当者の記憶に依存している限り、引き継ぎのたびに情報が失われます。
START HERE
記録を続けられる仕組みには、条件があります。
顧客管理システムが定着しない最大の理由は、入力の手間です。予約を仕組みで受ければ、日時・相手・用件が自動で記録されます。誰かが入力する必要がありません。
税理士の仕事は、面談を軸に進みます。「いつ会って、何を話したか」が並んでいれば、その顧問先の経緯がほぼ追えます。記録の単位として自然です。
面談の記録があれば、そこにメモを追加できます。「相続について質問あり」の一行を足すだけで、次の担当者が状況を掴めます。ゼロから記録の枠組みを作るより早い。
人ではなく仕組みに記録されるため、退職や異動で消えません。引き継ぎの質は、この一点でかなり変わります。
顧客管理を「一大プロジェクト」として始めると、たいてい途中で止まります。予約という日々必ず発生する業務に、記録の機能を乗せる。この順序なら、意識せずに情報が積み上がっていきます。
STEP BY STEP
一度に全部やらないでください。
まずここだけ。誰がいつ、どの顧問先と会うか。手帳やホワイトボードからカレンダーへ、そして予約システムへ。この段階だけでも、ダブルブッキングと「確認して折り返します」が減ります。
面談が終わったら、その予定に一行だけメモを残す。「決算の説明」「相続について質問あり」程度で構いません。長文の議事録を求めると続かないので、一行に絞る。
顧問先の担当者、電話番号、連絡手段。面談の記録と同じ場所にあれば、探す時間がなくなります。
いつ何を送ったか。リマインドや案内を仕組みで送っていれば、履歴は自動的に残ります。手作業のメールだけだと、担当者の受信箱の中で見えなくなります。
ここまでできてから考えてください。最初から連携を前提にすると、設計が複雑になって始められません。
HANDLE WITH CARE
記録を残すということは、責任も伴います。
税理士事務所が扱う情報には、顧問先の経営に関わる機微なものが含まれます。記録を一元化するということは、その情報が1か所に集まるということでもあります。便利さと同時に、管理の責任も集約されます。
決めておきたいのは次の3点です。誰がどこまで見られるか（権限）、どこに保管されるか（保管場所）、退職時にアクセスをどう止めるか（解除の手順）。導入してから考えるより、選定の段階で確認しておくほうが確実です。
また、記録に残す内容の粒度も方針として決めておいてください。残す必要のない詳細まで書き込むと、管理の負担だけが増えます。「次の担当者が困らない程度」が目安です。
NEXT STEP
私たちが提供している予約・顧客管理システム（リピタス／RepiTas）は、その名のとおり予約と顧客管理が一体になっています。面談の予約が入ると、そのまま顧問先ごとの履歴として蓄積されます。別途入力する必要がないため、記録が途切れません。
面談ごとにメモを残せ、連絡先も同じ場所で管理できます。前日のリマインドや案内をLINEで送れば、その履歴も残ります。担当者ごとの権限設定にも対応しています。
なお、会計システムとの連携可否は、お使いのものによって変わります。できないことは、できないとお伝えします。まず現状をお聞かせいただければ、どこから束ねるべきかをご提案します。
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