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📅 日程がぶつかる先生へ
ダブルブッキングは、うっかりで起きているわけではありません。顧問先訪問の予定、事務所の面談、内部の打ち合わせ、そして自分の手帳。予定が置かれている場所が分かれている限り、いつか必ずぶつかります。解決策は、注意力ではなく構造にあります。
1本
束ねるカレンダー
空き
公開する時間だけ
自動
予定の書き戻し
🧾 このページは税理士事務所シリーズ『税理士事務所のための予約システム』の関連記事です。
WHY IT HAPPENS
どれも「気をつける」では防げません。
外出先で入れた約束が、事務所のホワイトボードに反映されるのは戻ってから。その数時間のあいだに、職員が同じ時間に別の面談を入れる。典型的な発生パターンです。
「この時間は空いていそうだ」で予約を取る。実際には移動時間が入っていたり、前後に準備が必要だったりする。形式上はぶつかっていなくても、実質的に破綻します。
「来週伺ってもいいですか」と顧問先から電話が入り、その場で答える。その予定を後で登録し忘れる。士業ではよくある経路です。
確定申告期や決算期は、予定外の相談が次々入ります。この時期は、そもそも予定を書く時間すら惜しい。結果として記録が追いつかなくなります。
共通しているのは、「予定が確定する場所」と「予定を見る場所」が一致していないことです。この不一致がある限り、どれだけ注意しても事故は起きます。
THE DESIGN
やることは、この3段階です。
STEP 1
個人の予定も、顧問先訪問も、内部の打ち合わせも、移動時間も。「ここを見れば全部分かる」状態を先に作ります。Googleカレンダーのように、スマートフォンからも見られるものが向いています。外出先で入れた予定が、その場で事務所からも見えることが重要です。
STEP 2
24時間いつでも予約可能にする必要はありません。「面談は火・木の午後だけ」「初回相談は1日2件まで」のように、受けられる条件を先に決めます。この枠から、埋まっている時間を差し引いたものが、公開される空き時間になります。
STEP 3
ここが最後の要です。予約システムで入った予定が、カレンダーに自動で書き込まれる。手で転記する運用にすると、忙しい時期に必ず抜けます。そして抜けた1件が、ダブルブッキングになります。
この3つが揃うと、「相手が空き時間を見て、自分で予約を入れる」という形になります。日程調整の往復メールがなくなり、同時に、ぶつかりようがない構造になります。
SETTINGS
ここを詰めないと、仕組みを入れても運用が崩れます。
顧問先訪問の前後に移動時間を確保する。予定表上は空いていても、実際には行けません。
申告書の作成など、まとまった時間が必要な作業はカレンダーに入れておく。空いていると見なされると埋められます。
面談は1日3件まで、など。物理的に可能でも、質を保てる件数は別です。
明日の予約を受けるか、3営業日前までにするか。準備が必要な面談なら、余裕を持たせる。
3か月先まで開けると、直近の枠が埋まらないことがあります。1〜2か月が扱いやすい。
担当者ごとに予約を受けるなら、全員のカレンダーを対象にする必要があります。
とくに1つ目と2つ目は忘れられがちです。カレンダーの空白は「暇な時間」ではなく「まだ何も入れていない時間」です。作業時間を予定として登録しておかないと、そこに面談が入り、申告書を書く時間がなくなります。
BUSY SEASON
最も忙しい時期に、最も手作業が破綻します。
確定申告期の事務所では、電話が鳴り続けます。「資料を持って行きたいのですが、いつなら大丈夫ですか」という問い合わせだけで、1日に何十件も対応することになります。そのたびに手を止め、カレンダーを開き、日程を調整し、また作業に戻る。
この時期に予約を仕組みで受けられると、電話の本数そのものが減ります。顧問先は空き時間を見て自分で選び、予定は自動でカレンダーに入る。事務所は、作業に集中できます。
加えて、前日のリマインドを自動で送れると、資料の持参忘れも減ります。「明日◯時にお待ちしています。〇〇の書類をお持ちください」の一言が、当日のやり直しを防ぎます。
日程調整の電話がなくなるだけで、繁忙期の中断回数が大きく変わります。
手で転記しないので、忙しくても記録漏れが起きません。
リマインドに必要書類を添えれば、当日の手戻りが減ります。
NEXT STEP
税理士事務所の予定の組み方は、事務所ごとにかなり違います。訪問中心か来所中心か、担当者制か先生が全部見るか、申告期の受け方をどうするか。既製のツールに運用を合わせると、結局使われなくなります。
私たちが提供している予約・顧客管理システム（リピタス／RepiTas）は自社開発のため、事務所の運用に合わせた枠の設計や連携の作り込みをご相談いただけます。面談の種類ごとに所要時間を変える、担当者別に枠を分ける、前日のリマインドに持ち物を添える、といった調整が可能です。
いまの予定管理の方法と、ぶつかりやすい場面をお聞かせいただければ、どう組めばよいかをご提案します。
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