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📈 導入を検討している事務所へ
オンライン化の効果として真っ先に挙げられるのは「電話が減る」ですが、それは結果のひとつにすぎません。本質は、日程を合わせるという業務そのものが、事務所の仕事から外れることです。電話も、メールの往復も、確認の手間も、まとめて消えます。
0回
日程調整の往復
24h
受け付けられる時間
自動
記録と連絡
🧾 このページは税理士事務所シリーズ『税理士事務所のための予約システム』の関連記事です。
INSIDE THE OFFICE
時間が浮くだけでなく、仕事の質が変わります。
日程調整の電話がかかってくるたび、手を止めることになります。申告書の作成のように集中を要する作業では、中断のコストは通話時間そのものよりはるかに大きい。戻るまでに時間がかかり、確認漏れの原因にもなります。
手で転記する運用では、忙しい日ほど抜けます。予約が仕組みで入れば、記録は自動です。ダブルブッキングも、予定の忘却も、構造的に起きなくなります。
先生の手帳の中にしか予定がない状態では、職員が答えられません。全員が同じ画面を見られると、「確認して折り返します」がなくなります。
電話対応に追われていた時間が空きます。その時間を、記帳や資料の確認に回せる。人を増やさずに処理できる件数が増えるということでもあります。
最も忙しい時期に、最も多くの日程調整が発生します。ここが自動化されているかどうかで、繁忙期の消耗がまったく違います。
FROM THE CLIENT SIDE
こちらの効率化が、相手の利便にもなっている形が理想です。
事業主は日中忙しい。夜や休日に予定を決められることは、実際に助かります。
用件が日程だけなら、文字のほうが早い。相手も手を止めずに済みます。
「いつなら空いていますか」と聞かなくていい。候補を待つ時間がなくなります。
電話で変更を申し出るのは気が引けるもの。ボタンで変えられれば、連絡してもらえます。
前日の連絡があれば、予定を思い出せます。資料の準備も間に合います。
案内に必要書類が書いてあれば、当日の出直しがなくなります。
効率化の施策には、事務所は楽になるが顧客には不便になるものもあります。しかし予約のオンライン化は、双方の利便が同じ方向を向いている数少ない例です。だから定着しやすい。
IN NUMBERS
効果を測るなら、この指標を見てください。
| 指標 | どう変わるか |
|---|---|
| 日程調整にかかる時間 | 1件あたりの往復回数が減り、実質ゼロに近づく |
| 受電件数 | 日程に関する電話が減る。繁忙期ほど差が出る |
| 新規問い合わせの取りこぼし | 営業時間外の予約が入るようになる |
| 無断キャンセル | リマインドにより減少する |
| ダブルブッキング | カレンダーを一元化すれば、原理的に起きなくなる |
| 面談の実施件数 | 同じ人員で受けられる件数が増える |
この中で、最も見落とされやすいのが3行目です。これまで営業時間外に来ていた関心は、そもそも数えられていません。電話が繋がらずに諦めた人は、記録に残らないからです。オンライン化して初めて、その存在が数字として見えるようになります。
CONCERNS
導入前に気になるのは、たいていこの4つです。
全員に使わせる必要はありません。電話で予約したい顧問先は、そのまま電話で受ければいい。Webでも受けられる状態にするだけで、一部が移行し、その分だけ電話が減ります。段階的で構いません。
日程を決めるという事務的なやり取りが自動化されるだけで、面談そのものの中身は変わりません。むしろ、日程調整に使っていた時間を相談の質に回せます。
受ける条件は事務所側で設定します。曜日、時間帯、1日の件数、何日前まで受けるか。公開する枠を制御すれば、想定外の予約は入りません。
初期設定とデータの移行は、提供側で代行できる場合があります。最初は「初回相談の予約だけ」など、範囲を絞って始めるのが現実的です。全部を一度に切り替えようとすると、繁忙期に破綻します。
NEXT STEP
導入の時期でおすすめしているのは、繁忙期の3〜4か月前です。落ち着いている時期に設定と慣らしを済ませ、最も効果が出る時期を仕組みで迎える。繁忙期の真っ最中に導入しようとすると、設定する時間が取れず、結局使われません。
私たちが提供している予約・顧客管理システム（リピタス／RepiTas）は、面談の種類ごとに枠の長さを分けられ、受ける曜日や件数の上限も設定できます。予約はLINEから24時間受け付け、前日のリマインドは自動送信。初期設定は当社で代行します。
いまの日程調整のやり方と、月あたりの面談件数をお聞かせいただければ、どこから始めるべきかをご提案します。
導入について相談するTRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ 税理士・会計事務所向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
FAQ
いまの日程調整のやり方と月あたりの面談件数を伺えば、どこから始めるべきかをご提案します。無理な売り込みはいたしません。
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