リピタスRepiTas｜税理士事務所の予約システム
LINEで相談
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💻 オンライン面談を受けている先生へ
オンライン相談そのものは効率的です。移動がなく、遠方の相談も受けられる。問題は、その1件を成立させるまでに何度もメールを書いていることです。日程の候補を出し、確定し、会議室を作り、URLを送り、前日にもう一度送る。
5往復
日程調整の平均的な回数
3通
1件あたりの案内メール
0通
自動化した後の目標
🧾 このページは税理士事務所シリーズ『税理士事務所のための予約システム』の関連記事です。
CURRENT VS AUTOMATED
左が手作業、右が自動化した場合です。
| 工程 | 手作業の場合 | 自動化した場合 |
|---|---|---|
| 日程の候補出し | カレンダーを見て3案送る | 相手が空きから選ぶ |
| 日程の確定 | 返信を待ち、カレンダーに登録 | 選ばれた時点で確定・登録 |
| 会議室の用意 | Zoom等を開き、会議を作成 | 予約と同時に発行 |
| URLの案内 | メールを書いて送る | 予約完了時に自動で届く |
| 前日のリマインド | 思い出したら送る（忘れがち） | 自動で送信 |
| 資料の事前共有 | 別途メールでやり取り | 案内文に手順を含める |
| 日程変更 | 全工程をやり直す | 相手が自分で変更できる |
1件あたりで見ると、たいした手間ではないように見えます。しかし月に20件受けていれば、この工程が20回繰り返されます。そして最も痛いのは最終行で、日程変更が入ると全部やり直しになることです。
THE DESIGN
4つの要素が揃うと、人が触る場面がなくなります。
カレンダーから空いている時間を取り出し、相談者に見せます。候補を3つ送る作業そのものが消えます。ここは日程調整の往復を丸ごと減らす部分なので、効果が最も大きい。
予約が確定した時点で、Web会議のURLが作られます。手動で会議を作る運用にすると、繁忙期に「作り忘れて当日バタバタする」が起こります。予約と同時に発行される形にしておく。
予約完了時に、日時・URL・注意事項をまとめて送ります。「オンラインが初めての方へ」の説明を定型文に含めておくと、当日の接続トラブルが減ります。
当日の朝や前日にもう一度送る。オンライン面談は「その場所へ行く」という行為がないぶん、忘れられやすいという性質があります。1通で無断欠席がかなり減ります。
WATCH OUT
設計の段階で潰しておきたい項目です。
前の面談が延びると、次の会議室に入れない。予定と予定のあいだに余白を入れる設定にしておく。
複数人で面談を受けるなら、誰の会議室を使うかを分ける必要があります。
接続できずに電話がかかってくることがあります。案内文に電話番号を必ず添えておく。
税務の相談では、機微な情報を扱います。会議に第三者が入れない設定になっているかを確認してください。
会議中に画面共有するか、事前に送ってもらうか。手順を案内文に含めておくと当日が滑らかです。
相手が自分で変更できるようにしておく。メールで依頼を受ける形だと、結局手作業が残ります。
とくに4つ目は士業として外せません。会議のURLを知っていれば誰でも入れる設定のまま運用すると、意図しない第三者が入室する可能性があります。待機室の利用やパスコードの設定など、使用するサービス側の設定を必ず確認してください。
MIXED
実務では、こちらのほうが一般的です。
「事務所で面談」「オンラインで面談」「訪問」を予約の時点で分けます。オンラインを選んだ場合だけ会議室が発行される、という形にしておく。後から確認する手間がなくなります。
訪問は移動時間を含めて長く、オンラインは短く。同じ枠の長さで扱うと、訪問の日は必ず押します。
「午前は事務所、午後はオンライン」のように分けると、その日の動き方が読めます。移動と接続の切り替えが減り、集中しやすくなります。
遠方からの相談や、まず話だけ聞きたいという相談は、オンラインのほうが敷居が低い。初回の相談をオンラインで受けられるようにすると、問い合わせの母数が増えます。
NEXT STEP
オンライン面談の受け方は、事務所によって違います。初回だけオンラインにするのか、顧問先との定例をオンラインにするのか。使うサービスも、事務所によって決まっているはずです。既製のツールに運用を合わせると、結局どこかで手作業が残ります。
私たちが提供している予約・顧客管理システム（リピタス／RepiTas）は自社開発のため、オンライン面談の受付フローを事務所の運用に合わせて作り込めます。面談の種類ごとに枠を分ける、案内文に接続手順を含める、前日のリマインドをLINEで送る、といった調整をご相談いただけます。
いま使っているWeb会議サービスと、月あたりのオンライン面談の件数をお聞かせいただければ、どこまで自動化できるかをお答えします。
オンライン面談について相談するTRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ 税理士・会計事務所向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
FAQ
お使いのWeb会議サービスと月あたりの件数を伺えば、どこまで自動化できるかをお答えします。無理な売り込みはいたしません。
または、フォームから