リピタスRepiTas｜Web予約移行ロードマップ
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⏱ 予約業務の棚卸しから始める
「予約対応で1日が終わる」という感覚はあっても、実際に何分かかっているかを答えられる店はほとんどありません。 工程ごとに数えると、削れる作業と、どうしても残る作業がはっきり分かれます。 そのうえで、90日かけて段階的に移す——その手順書です。
棚卸し
工程ごとに数える
仕分け
消える／残る
90日
段階的に移す
📖 このページは『リピタス（RepiTas）｜LINE予約システム。友だち追加だけで、24時間予約が入る』の深掘り記事です。
INTRO
Web予約を導入したのに、思ったほど作業が減らなかった——という話をよく聞きます。原因は決まっていて、 予約業務のうち、どの工程がどれだけ時間を食っているかを把握しないまま入れたからです。 電話を受ける時間だけを想定していたのに、実際は転記や確認連絡、変更対応のほうが重かった、というケースが少なくありません。
予約業務は、ひとかたまりの作業ではありません。受ける・記録する・確認する・思い出させる・変える・数えるという複数の工程が連なった流れです。 Web予約に移して消える工程もあれば、形を変えて残る工程もあり、逆に新しく発生する作業（設定や管理画面の確認）もあります。
このページの進め方
①いまの作業時間を工程ごとに数える → ②削れる工程を仕分ける → ③90日の計画に落とす → ④移行後に測り直す。 数字を出すところから始めるので、導入するかどうかを決める前の段階でも使えます。
なお、削減できる幅は業種・予約件数・いまの受け方によって大きく変わります。「必ず何割減る」という保証はできません。 このページで示すのは、自店の場合はどれくらい減りそうかを自分で見積もるための手順です。
AUDIT
1週間だけ、正の字でカウントしてみてください。それだけで判断材料が揃います。
鳴った回数×1本あたりの時間。施術や調理の手を止めた回数も一緒に数えてください。電話1本の実コストは、通話時間だけではありません。中断した作業に戻るまでの時間が乗ります。
移行後 → Web予約へ移した分だけ、ほぼそのまま消える
聞いた内容を予約台帳・カレンダー・エクセルへ転記する時間。複数の受け口があるなら、その数だけ発生しています。ここは移行後にゼロになる工程の代表格です。お客様が入力したものが、そのまま台帳になるためです。
移行後 → ほぼ消える
「その時間空いてますか」に答えるまでの往復。折り返しになれば、かける時間・つながらない時間・再度かかってくる時間が積み重なります。Web予約では、この往復そのものが発生しません。
移行後 → 消える
予約が確定したことを伝える連絡。手作業でメールやLINEを打っているなら、件数分そのまま時間になります。自動送信に置き換われば、作成の時間はゼロ、確認だけが残ります。
移行後 → 自動化で消える
電話や個別メッセージで前日確認をしている店では、これが最も大きな塊になることがあります。自動配信に置き換えると、件数がいくら増えても時間は変わりません。
移行後 → 自動化で消える
受けて、台帳を直して、空いた枠をどうするか考える。お客様が自分で変更できる形にすると、受ける部分と直す部分が消えます。ただし、直前の変更や特殊な事情への対応は残ります。
移行後 → 大半は消える／一部残る
翌日・当日の予約を一覧にして、スタッフに共有する作業。予約データがそのまま一覧になるため、作る作業は消えます。ただし、共有と段取りの確認は人の仕事として残ります。
移行後 → 作る作業は消える
月末に台帳を見返して数える作業。予約と来店が記録されていれば、集計は自動で出ます。これは「減る」というより、これまで諦めていた分析ができるようになる領域です。
移行後 → 消える＋できることが増える
数え方のコツ
完璧に測ろうとすると続きません。レジ横にメモを置いて、電話が鳴るたびに「正」を1本足すだけで十分です。1週間分あれば、月の件数はおおよそ見えます。 通話時間は、平均3分・5分といったざっくりした値で構いません。
そのうえで、「①〜⑧のうち、消える工程の合計時間」÷「予約業務の総時間」を出してみてください。これが、移行で削れる上限の目安になります。 実際にはWeb予約への切り替え率が100%にはならないため、この値に切り替え見込み率を掛けたものが現実的な着地点です。
WHAT REMAINS
ここを見ないまま導入すると、「思ったほど減らない」と感じることになります。
高齢のお客様、込み入った相談、当日の急な連絡。電話という手段自体を無くすことは、ほとんどの業種で現実的ではありません。目標は撲滅ではなく、「本当に電話が必要な用件だけが残る状態」です。単純な空き確認と予約受付が消えるだけで、本数は大きく変わります。
メニューの追加、料金の変更、臨時休業の登録、スタッフのシフト反映。これらは移行後に新しく生まれる作業です。ただし、月に数十分〜1時間程度に収まることがほとんどで、削減分と比べれば小さい。導入前に「誰がこれを担当するか」だけ決めておいてください。
「予約方法が変わりました」を伝える手間は、移行のあいだだけ発生します。ここを惜しむと切り替えが進まず、旧来の受け方と新しい受け方の両方を回し続けることになり、かえって忙しくなります。期間限定の投資と考えてください。
予約の並びを見て「この日はこの順番のほうが回る」と組み替える、常連の事情を汲んで枠を融通する。こうした判断は自動化の対象外です。むしろ、単純作業が消えることで、この種の仕事に時間を使えるようになります。
90 DAYS
通常営業を止めずに進める前提の日程です。
第1〜2週
前章の棚卸しを実施します。同時に、移行後の予約ルール——1枠の長さ、同時に受けられる件数、何日先まで受けるか、当日予約を受けるか、キャンセルの締切——を紙に書き出します。ここが決まっていないと、どのシステムを見ても比較ができません。この2週間の作業が、後の8割を決めます。
この期間のゴール
成果物：作業時間の一覧／予約ルールのメモ
第3〜4週
メニュー、所要時間、担当者、営業時間、休憩、定休日をシステムに登録します。この段階でありがちなのが、いまの運用をそのまま写そうとして手が止まること。複雑な例外は後回しにして、まず8割の予約が通る状態を作ってください。例外は運用しながら足せます。
この期間のゴール
成果物：公開できる状態の予約ページ
第5〜6週
スタッフ全員に、お客様として最初から最後まで予約してもらいます。スマホで、実際に指を動かして。ここで出てくる「分かりにくい」は、そのままお客様が離脱する場所です。同時に、確認メールやLINE通知が実際に届くか、迷惑メールに入らないかを各自の端末で確認します。
この期間のゴール
成果物：修正リスト／通知の到達確認
第7〜9週
大々的に告知せず、まずサイトとLINEに導線を置きます。既存のお客様の一部に案内して、実際の予約を通します。この期間は電話も従来どおり受け続けます。入ってきた予約が正しく台帳に載っているか、ダブルブッキングが起きていないかを毎日確認します。
この期間のゴール
成果物：実運用でのデータ／初期の不具合の洗い出し
第10〜12週
全お客様に予約方法の変更を案内し、店頭・レシート・SNS・LINEの各所に導線を置きます。電話がかかってきたら、その場で「次回からはこちらでも取れます」と伝える運用を全スタッフで統一します。この案内の徹底度が、切り替え率をそのまま決めます。
この期間のゴール
成果物：切り替え率の実測値
第13週〜
第1週と同じ方法で、もう一度作業時間を数えます。減った実感ではなく、数字で確認する。想定より減っていない工程があれば、そこに原因があります。電話が減らないなら案内が届いていない、変更対応が減らないならお客様側で変更できる設定になっていない、というように原因は特定できます。
この期間のゴール
成果物：移行前後の比較／次の改善点
SWITCH RATE
どれだけ良いシステムでも、使われなければ作業は減りません。
サイト、LINE、Googleビジネスプロフィール、レシート、看板、名刺、メールの署名。お客様が店に触れるすべての場所に、予約の入口を置きます。一か所だけに置いて「導入した」と考えるのが、いちばんよくある失敗です。
「ありがとうございます、次回からはこちらのQRからも24時間お取りいただけます」。この一言を全員が言う運用にするだけで、切り替え率は目に見えて変わります。スタッフによって言う・言わないが分かれると、その分だけ電話が残ります。
新しくアプリを入れてもらう必要がなく、URLを開かせる手間もない。すでに毎日開いているアプリの中に予約を置くのが、最も抵抗の少ない移行先です。友だち追加してもらえば、その後の案内も直接届けられます。
「営業時間外でもご予約いただけます」の一文があるかないかで、夜間の予約数が変わります。お客様は、店が開いている時間に電話する前提でいます。その前提を崩す情報を、はっきり伝えてください。
電話を完全に断つとお客様が離れます。ただし、「Web予約なら即時確定、電話は折り返しになる場合があります」と正直に案内することは、無理のない誘導になります。速い手段があることを伝えるだけで、多くの人はそちらを選びます。
初回のWeb予約に小さな特典を付ける、次回予約をその場で取ってもらう、といった一押しで習慣が入れ替わります。一度使えば、次からは何もしなくてもWebから入ります。最初の1回だけがハードルです。
| 症状 | 原因として疑う場所 |
|---|---|
| 電話が減らない | 案内の接点が足りない／スタッフの声かけが統一されていない |
| Web予約の途中離脱が多い | 入力項目が多い／スマホで操作しづらい／空きが見えない |
| 変更・キャンセルの電話が残る | お客様側で変更できる設定になっていない |
| 確認の問い合わせが来る | 確認通知が届いていない／迷惑メール扱いになっている |
| 台帳の手入力が残っている | 受け口が一元化されていない（別ツールとの二重管理） |
REPITAS
ここまでの手順は、どの予約システムを使う場合でも共通です。そのうえで、削減幅を左右するのは 「自店の受け方をそのままシステムに載せられるか」という一点になります。 例外の多い運用を無理に既製品の型へ押し込むと、結局そこだけ手作業が残り、削減効果が目減りします。
当社の予約・顧客管理システム「リピタス（RepiTas）」は、Web予約とLINE予約、自動確認、前日リマインド、 お客様自身での変更・キャンセル、顧客管理までを標準で備えています。加えて自社で開発しているため、 「この店だけの受け方」に合わせた調整をご相談いただけます。※内容により別途費用と期間が必要です。
料金は月額11,000円〜、初期費用0円〜。初期設定は当社が代行できるため、第3〜4週の作業を大きく短縮できます。 まずは棚卸しの結果を見せていただければ、どの工程がどれくらい削れそうかの見立てをお伝えします。
移行の計画を相談するTRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
FAQ
業種と、いまの予約の受け方（電話・紙・エクセル・既存ツール）を教えていただければ、どの工程がどれくらい減りそうかをお伝えします。導入前の相談で構いません。
または、フォームから