リピタスRepiTas｜人手不足と予約システム
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🧑🔧 採るより、減らす
人が採れない時代に、同じ仕事量を前提にすると詰みます。予約まわりには、人がやらなくてよい作業が月20〜40時間分ほど残っています。まずそこを手放します。
月20h+
削れる作業量
24時間
受付は止めない
残す
人がやる価値の場所
📖 このページは『リピタス（RepiTas）｜予約システムの導入なら。電話対応の負担をなくす24時間自動受付』の深掘り記事です。
INTRO
募集をかけても応募が来ない。来ても続かない。これは店の魅力の問題である以前に、働き手の絶対数が減っているという構造的な変化です。採用を強化して解決するには、限界があります。
もう一方の側からも見てください。いまの仕事量は、本当にその人数分必要なのでしょうか。予約の電話を受け、台帳に書き、確認の連絡をし、変更の電話に対応する。これらは、人がやらなければならない仕事でしょうか。
以下では、予約まわりの作業を時間に換算し、どこから手放せるかを示します。あわせて、人を減らしてはいけない場所についても触れます。省人化は、全部を減らすことではありません。
計算してみてください
1日の予約関連の電話が20件、1件あたり平均3分なら、1日60分。月20営業日で20時間です。これに転記、確認連絡、変更対応を足すと、月30〜40時間になる店が珍しくありません。パート1人分の労働時間に近い量です。
COUNT
自店の件数を当てはめて計算してみてください。
| 作業 | 1件あたり | 1日20件なら月間 |
|---|---|---|
| 予約の電話応対 | 3分 | 約20時間 |
| 台帳・システムへの転記 | 1分 | 約7時間 |
| 予約確認の連絡 | 1分 | 約7時間 |
| 前日リマインド | 1分 | 約7時間 |
| 変更・キャンセルの電話 | 4分（1日5件想定） | 約7時間 |
| 折り返しの発信 | 2分（1日5件想定） | 約3時間 |
| 合計 | — | 約50時間 |
REDUCE
効果の大きい順に並べています。
電話が鳴らない時間の予約が入るようになります。減るのは作業時間だけでなく、「出られなかった」という機会損失です。効果が最も早く見えます。
電話をやめるのではなく、ネットで済む人はネットへ。件数が半分になるだけで、月10時間が戻ります。店内の掲示と、既存客への案内で進みます。
手作業だと忙しい日に飛び、飛んだ日にキャンセルが出ます。自動化すれば、作業時間がゼロになり、キャンセルも減ります。二重の効果があります。
この工程は、1件あたりの時間が最も長い部分です。電話を受け、探し、変更し、確認する。4工程がゼロになります。
駐車場、支払い方法、所要時間。同じ質問への回答を繰り返している時間は、そのまま削れます。
ここが最も重要です。使い道を決めていないと、別の作業で埋まり、効果が実感できません。接客の質か、休憩か、新しい取り組みか。先に決めてください。
KEEP
ここを削ると、売上が落ちます。
省人化の目的は、接客の時間を守ることです。接客を削って作業を残すのは、順番が逆です。
無理を聞くか、詰めるか、断るか。この判断ができる人がいることが、選ばれる理由になります。
謝罪と代替案の提示は、人がやるべき工程です。自動化すると、対応の冷たさが記憶に残ります。
設備の不調、お客様の様子の変化、スタッフの疲れ。見て気づく仕事は、機械に代われません。
SIDE
作業時間の削減だけが効果ではありません。
鳴るかもしれないという緊張が減ります。実際に鳴った回数より、待機している時間のほうが消耗します。
電話番のための人員が不要になると、必要人数の下限が下がります。急な欠勤への耐性も上がります。
受付が24時間動くなら、店を開けている時間を短くしても機会は減りません。労働時間の圧縮につながります。
予約の受付という難しい工程が減ると、覚えることが減ります。教育にかかる時間も、人手のうちです。
残業が減り、休憩が取れる職場は、応募が集まりやすくなります。省人化は、採用対策にもなります。
TRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
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