リピタスRepiTas｜予約情報のスタッフ間共有
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🤝 伝えるより、残す
口頭で伝えた情報は、聞いた人の記憶にしか残りません。その日休んでいた人、翌週入る人には届きません。共有とは、後から探せる場所に置くことです。
場所
1か所に決める
粒度
予約に紐づける
習慣
見る用事を作る
📖 このページは『リピタス（RepiTas）｜予約システムの導入なら。電話対応の負担をなくす24時間自動受付』の深掘り記事です。
INTRO
ミスが起きたとき、「共有していたはずなんですが」という言葉がよく出ます。実際、伝えてはいるのです。問題は、伝えた相手がその日の勤務者だけで、翌日以降に入る人には届いていないことです。
シフト制の店では、全員が同じ日に揃うことがほとんどありません。口頭やグループチャットで流した情報は、時間とともに下へ流れ、必要なときには見つかりません。
解決の方向は決まっています。情報を、それが必要になる場所に置くことです。特定の予約に関する情報なら、その予約に紐づける。店全体に関わることなら、全員が朝に見る場所に置く。以下で具体的に整理します。
WHERE
すべてを1か所に集めると、かえって埋もれます。
「アレルギーあり」「車で来られる」「前回のトラブルの経緯」。その予約を開いたときに、必ず目に入る場所へ置いてください。グループチャットに流すと、当日その予約を担当する人が見つけられません。
毎回関係する情報は、予約ではなく顧客側に置きます。「常に窓際の席を希望」「担当は〇〇を指名」。予約ごとに書き写す必要がなくなります。
設備の不調、仕入れの変更、期間限定の運用。全員が朝に見る場所を1つだけ決めてください。2か所あると、どちらも見られなくなります。
今日のうちに動く必要があるものだけ。チャットは流れる前提の道具です。後で参照する情報を置く場所ではありません。
HOW
仕組みを作っただけでは、使われません。
予約のメモ欄とノートとチャットに分散していると、どこを見ればよいか分かりません。「予約に関することは、必ず予約のメモ欄」と決めてください。例外を作ると、すぐに崩れます。
出勤したら自分の担当の予約を確認してから作業に入る。この一手間を習慣にすると、共有された情報が実際に読まれます。用事のない情報は、公開されていても見られません。
自由に書かせると、粒度がばらつきます。「誰が」「何を」「いつまで」の3点だけ揃える、といった最小限の型で十分です。
全予約の説明は不要です。読めば分かることは書いておき、口頭では「今日はここに注意」だけにしてください。朝礼が長いほど、聞かれなくなります。
古い注意書きが残り続けると、新しい情報が埋もれます。「対応済みは翌日に消す」といった基準を作ってください。
せっかく残した情報に誰も触れないと、書く意欲がなくなります。「メモ助かった」の一言が、続くかどうかを分けます。
GAP
事故の多くは、この境目で起きています。
| 場面 | よく起きること | 対策 |
|---|---|---|
| シフトの交代 | 午前の申し送りが午後に届かない | 予約に紐づけて残す |
| 連休明け | 休み中に受けた予約の経緯が不明 | 電話で受けた内容もその場で記録 |
| 新人が入る | 暗黙の運用が伝わらない | 頻度の高い判断3つを紙で渡す |
| 担当者の急な欠勤 | その人しか知らない情報が止まる | 顧客メモに常設の情報を置く |
| 店舗をまたぐ予約 | 他店の事情が分からない | 店舗横断で予約を見られるように |
| 繁忙期 | 書く時間が取れず記録が飛ぶ | 項目を減らし、1行で済む形に |
FAIL
仕組みがあるのに機能していない店の、共通点です。
ノート、ホワイトボード、チャット、システムのメモ欄。4か所あれば、4か所とも中途半端になります。減らすことが最大の対策です。
スタッフが予約の詳細を見られない設定だと、そもそも共有が成立しません。見せる範囲を決め直してください。
記入欄が10個あると、忙しい日は1つも埋まりません。1行のメモ欄が1つあれば、たいていの用は足ります。
「手が空いたときに」では書かれません。会計の直後、片付けの前など、具体的な場所を決めてください。
漏れたときに人を責めると、次から報告が上がらなくなります。「どこに置けば届いたか」を直す会話にしてください。
TRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
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