リピタスRepiTas｜スタッフごとの予約を一元管理
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👥 担当別を、1画面に
スタッフごとに予約表を持つと、その人の予定は分かります。ただし「今日この時間、店として誰が空いているか」が誰にも分からなくなります。分けたまま束ねる設計が必要です。
指名
担当を固定する
フリー
店が割り当てる
シフト
枠と連動させる
📖 このページは『リピタス（RepiTas）｜予約システムの導入なら。電話対応の負担をなくす24時間自動受付』の深掘り記事です。
INTRO
担当がつく業種では、1件の予約が2つの意味を持ちます。お客様にとっては「〇〇さんに見てもらう約束」、店にとっては「この時間、この設備が埋まる」という在庫の消費です。
この2つを別々に管理していると、必ず矛盾が出ます。担当者は空いているのに席がない、席は空いているのに担当者が別の予約に入っている。片方だけを見ていると、取れるはずの予約を断り、取れない予約を受けてしまいます。
以下では、指名とフリーの扱い方、シフトと予約枠の連動、そしてスタッフ間の偏りをどう均すかを、実務の順に整理します。
SETUP
順に決めていくと、矛盾のない形になります。
担当者を、席や設備と同じように在庫の一種として扱います。1件の予約が「時間 × 担当者 × 席」を同時に消費する形にすると、矛盾が起きません。ここが設計の土台です。
指名は担当者を指定して枠を消費し、フリーは店側が空いている担当を割り当てる。フリー枠を担当者ごとに事前配分すると、埋まり方が偏ります。受けた後に割り当てる形のほうが、稼働率が上がります。
出勤していない日に予約が入るのが、最も多い事故です。シフトを登録すると、その人の予約枠が自動で開閉する形にしてください。手作業でのブロックは、必ず抜けます。
新人ができないメニュー、特定の資格が必要な施術。予約の時点で対応可能な担当だけが選べる形にすると、当日の組み替えがなくなります。
同じメニューでも、ベテランと新人では時間が違います。一律の所要時間で組むと、新人の予約が詰まりすぎて遅延が連鎖します。
担当者別の縦列表示に加えて、その日全体の埋まり具合が一目で分かる画面。電話で「今日空いてますか」と聞かれたときに、即答できるかどうかが変わります。
BALANCE
指名の偏りは、放置すると離職につながります。
誰に何件、指名が何割。感覚では「〇〇さんが忙しそう」で終わりますが、数字にすると差の大きさが分かります。予約データがあれば、月次で自動的に出せます。
指名を減らすことはできませんが、フリーの配分は店の裁量です。指名の少ない担当へ優先的に回すと、経験の差が縮まります。ただし、お客様の満足度を落とさない範囲で。
件数が同じでも、所要時間が長いメニューを担当していれば負荷は違います。拘束時間で見ると、実態に近い比較になります。
初回はフリーで入り、良ければ次から指名になる。この流れを作るには、担当者を記録して次回に引き継ぐ仕組みが要ります。予約時に前回の担当を提案する形が有効です。
MISTAKE
導入後に「使いにくい」と言われる原因の多くがここです。
| 設計 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 担当者を枠に入れていない | 席は空いているのに人がいない | 担当も在庫として扱う |
| シフトと連動していない | 休みの日に予約が入る | シフト登録で枠を自動開閉 |
| フリー枠を事前配分 | 埋まらない枠が残る | 受付後に割り当てる |
| 所要時間が一律 | 新人の予約が押して連鎖遅延 | 担当者別に時間を設定 |
| 全員が全メニュー可 | 当日に担当変更が発生 | 対応可能者を制限 |
| 店全体のビューがない | 電話で即答できない | 日次の全体表示を用意 |
RISK
一元管理は、このリスクへの備えでもあります。
指名が強いほど、この影響は大きくなります。担当者の顧客一覧が出せる状態なら、退職前に引き継ぎの機会を作れます。記録がないと、辞めた後に気づきます。
誰がどのメニューに対応できるかが記録されていれば、代替の候補がすぐ出ます。頭の中にしかないと、店長が全部の調整を抱えます。
指名数、稼働率、リピート率。数字がないと、評価が印象に左右されます。データがあると、本人にも説明できます。
売上は上がりますが、その人が抜けたときの打撃が大きくなります。意図的に分散させる期間を設けることも、経営判断として必要です。
「〇〇は今日いません」で断ると、その予約は他店へ流れます。代替を提案できる情報があるかどうかで、結果が変わります。
TRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
FAQ