リピタスRepiTas｜ダブルブッキングを防ぐ
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🚫 注意ではなく、構造で防ぐ
ダブルブッキングの原因は不注意ではありません。同じ枠を、別々の場所から取れる状態になっていることです。入口を1本に集めれば、構造的に起きなくなります。
1本
入口を集約する
資源
枠を何で数えるか
余白
前後のバッファ
📖 このページは『リピタス（RepiTas）｜予約システムの導入なら。電話対応の負担をなくす24時間自動受付』の深掘り記事です。
INTRO
二重予約が起きた後の反省会では、たいてい「確認が甘かった」という結論になります。しかし翌月、また起きます。個人の注意力に頼る対策は、忙しい日から先に破れるからです。
原因は構造にあります。同じ時間・同じ席・同じスタッフを、複数の場所から予約できる状態。電話で受けた予約が台帳に、ネット予約がシステムに、ポータル経由がまた別に。どれかが反映される前に、別の入口で同じ枠が埋まります。
解決策は明快で、入口を増やしても在庫は1つにすることです。以下では、4つの入口の統合、枠を何で数えるか、そして統合しても残る例外への備えを扱います。
ENTRY
どれか1つでも独立していると、事故は起き続けます。
受けた瞬間に、システム側の枠が埋まる形になっているか。「後でまとめて入力する」運用が残っていると、その間に別の予約が入ります。電話中にその場で入れる習慣が必要です。
ここは通常、システム側と直結しています。問題になるのは、フォームだけを使っていて空き枠と連動していない場合です。Googleフォームなどで受けている場合は要注意です。
複数のポータルに掲載していると、それぞれが独立した在庫を持ちます。自動連携がなければ、手作業で相互に反映するしかありません。ここが最も事故の起きやすい入口です。
「来週の火曜、〇〇さん入れといて」。記録に残らない予約は、存在しないのと同じです。その場でシステムに入れるまでを、1つの動作にしてください。
HOW
上から順に効果が大きい項目です。
どの入口から来ても、同じ枠を見て、同じ枠を減らす。これが実現していれば、二重予約は物理的に起こりません。逆に、これができていない限り、他の対策は補助にすぎません。
時間だけで数えると足りません。席なのか、スタッフなのか、設備なのか、部屋なのか。美容室なら「担当者×時間×セット面」、レストランなら「テーブル×時間」。ここを間違えると、空いているのに取れない、埋まっているのに取れる、が両方起きます。
一律60分で枠を切ると、90分のメニューが入ったときに次の予約と重なります。メニューごとの所要時間で枠を消費する形にしてください。
片付け、準備、移動。これらを枠に含めないと、時間上は重なっていなくても実際には回りません。5〜15分の余白を、システム側に持たせてください。
自動連携できないポータルは、割り当てる枠数を固定してください。「毎日この2枠だけポータル用」と決めれば、重なりません。連携できないまま全枠を開放するのが、最も危険な形です。
2人が同時に同じ枠を押した場合、後から押した側が弾かれるか。製品によっては、両方通ってしまうことがあります。選定時に必ず確認してください。
RESOURCE
ここを間違えると、システムを入れても事故が残ります。
| 業種 | 数える単位 | 注意点 |
|---|---|---|
| 美容室・サロン | 担当者 × 時間 × 席 | 同時進行できる工程があるなら、その分の設計が要る |
| 飲食店 | テーブル × 時間 × 人数 | 2名卓を4名で使えない。人数と卓の組み合わせ管理 |
| 整体・治療院 | 施術者 × ベッド × 時間 | ベッドが空いていても施術者がいなければ受けられない |
| クリニック | 診察室 × 医師 × 時間 | 検査機器が別枠になることがある |
| レンタルスペース | 部屋 × 時間 | 入退室の前後に清掃時間を含める |
| 教室・スクール | 講師 × 教室 × 定員 | 定員制なので、枠ではなく残席で管理 |
AFTER
ゼロにはできません。起きた後の対応を決めておきます。
当日の朝に気づけば、片方に連絡して調整できます。翌日の予約を前日に確認する習慣があるかどうかで、被害が変わります。
先に予約した方を優先するのか、状況で判断するのか。その場で決めると、対応が人によってぶれます。基準を先に決めてください。
日程変更をお願いする際の代替案と、お詫びの内容。準備があると、対応が早く、印象も違います。
どの入口とどの入口が重なったのか。3件ほど記録がたまると、原因が1か所に偏っていることが分かります。そこを塞げば、大半が止まります。
一度迷惑をかけた方の予約には、確認の一手間を入れる。記録が残っていれば、この配慮ができます。
TRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
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