リピタスRepiTas｜訪問介護 予約・スケジュール管理ガイド
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👥 ヘルパーのシフト調整に時間を取られている事業所へ
訪問介護のシフト管理は、「誰が、いつ、どこに行けるか」を訪問予定と突き合わせる作業です。 シフト表と予約表が別々のExcelや紙で管理されていると、二重登録や食い違いが起きやすく、調整役の負担も膨らみがちです。
突き合わせ
訪問予定×勤務可能時間
公平な割り当て
特定の人への偏りを防ぐ
急な欠勤にも
代替候補をすぐ探せる
🏠 このページはシリーズ『訪問介護の予約・スケジュール管理システム』の関連記事です。
TWO SEPARATE SHEETS
訪問介護事業所の多くは、「ヘルパーの勤務可能時間（シフト）」と「利用者ごとの訪問予定」を、別々の表で管理しています。 しかし本来この2つは、「誰が、いつ、どこに行けるか」という同じ問いに答えるための情報です。
別々に管理していると、シフト表を見て「空いている」と判断した時間に、実は別の訪問予定がすでに入っていた、という食い違いが起こります。この記事では、その具体的な問題と、突き合わせる仕組みの作り方を整理します。
3 PROBLEMS
調整役が「頭の中で二つの表を突き合わせている」状態から生まれる問題です。
シフト表上では空いているはずのヘルパーに、すでに別の利用者の訪問予定が入っていた——別管理では起きやすいミスです。気づくのが当日の朝ということも珍しくありません。
誰がその時間に空いているかをシフト表と訪問予定表の両方を見比べて探す必要があり、調整役1人にしかできない属人的な作業になりがちです。
空いている人から機械的に割り当てていると、対応しやすい・慣れているという理由で特定のヘルパーに依頼が集中し、不公平感や離職リスクにつながることがあります。
HOW TO COMBINE
シフト表を予約システムから切り離さず、同じ画面上で扱う考え方です。
各ヘルパーの出勤日・時間帯・対応可能エリアをあらかじめ登録しておくことで、新しい訪問予定を組む際に「誰が対応できるか」がすぐに絞り込めます。
訪問予定を入力する時点で、その時間に空いているヘルパーだけが候補として表示される仕組みがあれば、ダブルブッキングそのものを未然に防げます。
急な欠勤が発生した際、その時間に対応可能な他のヘルパーを自動的にリストアップできれば、調整役が一人で表を見比べる必要がなくなります。
誰にどれだけ訪問が割り当てられているかを一覧できるようにしておくと、特定のヘルパーへの偏りに早い段階で気づき、公平な割り当てに調整しやすくなります。
当サイトを運営する株式会社アンカーリンクの「リピタス（RepiTas）」は、ヘルパーごとの勤務可能時間の登録や訪問予定との自動突合といった項目を、事業所の運用に合わせてカスタマイズで組み込める予約システムです。 今のシフト表と訪問予定表の管理方法を伺い、無理のない統合の進め方をご提案します。
シフト管理について相談するFAQ
今のシフト管理の方法（Excel・紙・アプリなど）を伺い、無理のない統合の進め方をお伝えします。
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