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🧒 プログラミング教室・キッズスクールの運営者へ
子どもが生徒である以上、当日の欠席は避けられません。問題は欠席そのものではなく、そこにぶら下がる電話のやり取りです。受けて、空き枠を探して、折り返して、名簿を直す。授業の準備をする時間が、ここに消えています。
受電
枠探し
折返し
名簿
💻 このページは『プログラミング教室の自動予約』の関連記事です。
BREAKDOWN
「電話1本」で終わっていないのが、実際のところです。
授業の直前や最中にかかってきます。手を止めて出るか、留守電にして後で折り返すか。どちらにしても時間が取られます。
どのクラスに空きがあるか、名簿を見ながら確認。その場で即答できないと、折り返すことになります。
つながらなければ、また後で。1件の振替が確定するまでに、3往復かかることもあります。
元のクラスから消して、振替先に追加する。片方を忘れると、当日に人数が合いません。
担当が違えば、共有が要ります。伝え忘れると、教材の準備が足りなくなります。
この5工程が、1件あたり10分から15分。生徒が50人いて、月に10件の振替が発生すれば、それだけで2時間以上です。しかも発生するタイミングは選べません。授業中でも、開講直前でも、容赦なく来ます。
SOLUTION
5つの工程のうち、①〜④が消えます。
電話をかける必要がなくなります。保護者にとっても、仕事中に電話をかけるのは負担です。夜でも朝でも、都合のいい時間に連絡できます。
空いているクラスが一覧で表示され、その場で選べる。やり取りの往復がゼロになります。
振替で人数が上限を超えるクラスは、選択肢に出ません。「入れると思っていたら満員だった」が起きません。
元のクラスから外れ、振替先に入る。手で2か所を直す作業がなくなり、当日の人数も正確になります。
振替の確定、次回の日時、持ち物。LINEなら開かれる確率が高く、「聞いていない」が減ります。
使った回数と残り回数。「まだ振替できますか」という問い合わせも、画面で確認できるようになります。
残るのは⑤の「講師への共有」ですが、これも振替が確定した時点で講師側の名簿に反映されるので、伝達そのものが不要になります。結果として、講師は授業のことだけを考えられるようになります。
RULES
ここが合わないと、結局は手作業に戻ります。
| よくあるルール | 設定として持てるか確認したい点 |
|---|---|
| 月◯回まで振替可 | 上限に達したら受け付けない制御 |
| 当月内のみ有効 | 期限を過ぎた振替枠の自動失効 |
| 同じレベルのクラスのみ | クラスの属性による絞り込み |
| 前日◯時までの連絡が条件 | 締切を過ぎた欠席の扱い分け |
| 当日欠席は振替不可 | 連絡時刻による自動判定 |
| 兄弟で同時に通っている | 1つの保護者アカウントで複数名を扱えるか |
最後の行は見落とされがちですが、キッズスクールでは重要です。兄弟で通っている家庭は珍しくなく、保護者は1人。ログインするたびにアカウントを切り替えるような設計だと、使われなくなります。保護者の下に、子どもが複数ぶら下がる構造になっているかを確認してください。
SYSTEM
振替のルールは、教室ごとに驚くほど違います。既製のパッケージを選ぶと、「システムに合わせて制度を変えてください」という話になりがちですが、それは順番が逆です。制度は、生徒と保護者に合わせて作られてきたものです。
私たちの予約・顧客管理システム（リピタス／RepiTas）は自社で開発しているため、生徒自身・保護者によるWeb振替手続き、教室ごとの振替ルール、保護者向けLINE通知の連携、兄弟をまとめて扱う構造を、その教室の運用に合わせて実装できます。
オンライン受講がある場合は、振替先が対面かオンラインかで案内を変えることもできます。まずは欠席連絡だけをWebに移すという小さな始め方でも、効果は出ます。
振替の運用を相談するTRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
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