リピタスRepiTas｜ブライダルフェア導入ガイド
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💍 ブライダルフェア導入ガイド｜予約×顧客管理
フェア企画→来館枠設計→Web/LINE予約受付→自動リマインド→当日受付→フェア後の追客→成約管理——。 紙の来館台帳・電話予約から切り替えるとき、何から着手し、どの順番で仕組み化していくかを、 担当プランナーのアサインやダブルブッキング防止まで含めて時系列で整理しました。
本記事は『結婚式場の見学・相談予約を仕組み化』の関連記事です。導入の全体像・費用感もあわせてご覧ください。
まず結論から読む ↓※ 本記事は一般的な導入手順の整理です。実際の運用フローは会場の規模・体制・既存システムによって異なります。
CONCLUSION
ブライダルフェアの運営でよくあるのが、予約は電話・紙台帳、当日の受付は別リスト、追客はプランナー個人のメモ帳——というように、 工程ごとに情報がバラバラに管理されている状態です。これでは、来館前に取得したはずのヒアリング情報が当日プランナーに共有されなかったり、 同じ時間帯に枠を重複して案内してしまうダブルブッキングが起きたり、フェア後の追客が担当者任せになって機会損失につながったりします。
導入の要点はシンプルで、①来館前の予約・アンケート ②当日の受付・接客 ③フェア後の追客・成約管理という3つの工程を、 同じデータベース上でつなぐことです。以下、実際に導入を進めるときの手順を、時系列に沿って7つのステップで解説します。
🧭 この記事の要点
7 STEPS
実際にフェアを1回開催するまでの時系列に沿って、どこで何を仕組み化するかを見ていきます。
開催日・テーマ（新作ドレス試着、季節限定コース紹介など）、会場の動線、当日の対応スタッフ人数をまず確定します。ここで「1日に何組まで案内できるか」の上限イメージを持っておくと、次の枠設計がスムーズです。
1日を60〜90分単位の来館枠に分割し、枠ごとの受付上限人数と、プランナー1名が同時に対応できる組数を設定します。この上限をシステム側で管理しておくことで、電話と Web からの予約が重なって同じ枠に案内してしまう「ダブルブッキング」を防げます。満枠になった時点で予約ページ側にも自動で反映されるのがポイントです。
HPやLINE公式アカウントから来館予約ページを公開します。予約フォームには来館人数・希望日時に加えて、挙式希望時期・想定予算・招待人数・他に検討中の会場の有無といったヒアリング項目を入れておくと、プランナーが来館前に下調べした状態で当日を迎えられます。電話受付しかできなかった時間帯（夜間・営業時間外）の取りこぼしも減らせます。
予約完了直後の自動確認メッセージに加えて、来館前日・当日朝にリマインドをLINE・メールで自動送信します。ブライダルフェアは日程が先の予約になりやすく、うっかり忘れられがちなため、リマインドの有無で無断キャンセル率が変わってきます。日程変更・キャンセルもオンラインで完結できるようにしておくと、電話対応の負担も減ります。
受付では、予約データと連動した来館者リストを使い、事前に確認したヒアリング内容を見ながら接客をスタートします。担当プランナーは予約段階、または前日までに枠ごとに割り当てておくと、当日「誰が誰を担当するか」で迷う時間がなくなり、複数組が重なる時間帯でも取り違えを防げます。
来館後の接客メモ・見積り内容・温度感をシステムに記録し、3日後・1週間後といった追客タイミングをあらかじめ設定しておきます。ここで属人的な「気になった人にだけ連絡する」状態から、全来館者に対して一定のフォローが行き渡る状態に変わります。予約・顧客管理システム「リピタス（RepiTas）」のようなCRMツールを使うと、来館履歴と追客履歴を1つの画面で追えるようになります。
見込み客ごとに「要検討」「見積り提示中」「契約済み」といったステータスを管理し、担当者だけでなくチーム全体で進捗を共有します。フェアごとの来館数・成約数・成約率を数値で振り返れるようにしておくと、次回フェアの企画（テーマ・枠数・スタッフ配置）の改善にもつながります。
BEFORE / AFTER
同じ「フェア運営」でも、予約から追客までを仕組み化する前後でここまで変わります。
| 工程 | 導入前（電話・紙運用） | 導入後（予約×顧客管理） |
|---|---|---|
| 予約受付 | 電話・紙台帳での受付。営業時間外は取りこぼし | Web/LINEで24時間受付、空き状況を自動反映 |
| 定員管理 | Excelや紙で目視確認、重複予約のリスクが残る | 枠ごとの上限をシステムが自動制御、満枠は表示されない |
| 事前情報の把握 | 当日のヒアリングが初対面のことが多い | 予約時アンケートで予算感・希望時期などを事前把握 |
| 当日運営 | 受付名簿とプランナー割当を紙で管理 | 予約データと連動した受付・事前アサインで当日の迷いを削減 |
| リマインド | 電話連絡、もしくは連絡なし | LINE/メールで自動配信、無断キャンセルを抑制 |
| フェア後の追客 | 各プランナーの記憶・個人メモ頼み | CRMに記録し、タイミングを設定して抜け漏れなくフォロー |
| 成約管理 | 担当者ごとにバラバラで全体像が見えない | ステータスをチームで共有、来館数・成約率を数値で振り返り |
※ 表は一般的な導入前後の傾向を整理したものです。実際の効果は会場の規模・体制・導入するシステムの機能により異なります。
CHECKLIST
システムを導入する前に、運用ルールを先に決めておくと立ち上げがスムーズです。次の6項目は、フェア運営の現場でとくに詰まりやすいポイントです。
来館枠ごとに担当を固定で割り振るのか、当日の空き状況で振り分けるのかを決めます。指名予約を受け付ける場合は、指名分の枠を別管理する必要も出てきます。
1つの来館枠で何組まで受け付けるか、プランナー1名が同時に対応できる組数の上限を決めます。ここが曖昧なままだと、システムを入れてもダブルブッキングのリスクは残ります。
希望時期・予算感・招待人数・他会場の検討状況など、当日までに知っておきたい情報を予約フォームの項目として設計します。項目を増やしすぎると入力離脱にもつながるため、必須項目は絞り込むのがコツです。
予約直後・前日・当日朝など、何回・いつ配信するかを決めます。ブライダルフェアは予約から来館までの期間が空きやすいため、直前の1回だけでなく複数回のリマインドが効果的です。
フェア後、何日後にどんな内容で連絡するかをあらかじめ決めておきます。全員一律ではなく、当日の温度感（すぐ決めたい／じっくり検討したい）に応じてタイミングを変える設計も有効です。
「要検討」「見積り提示中」「契約済み」「他会場に決定」など、チーム内で共通のステータス区分を用意します。区分が担当者ごとにバラバラだと、後から振り返りができません。
💡 3工程を1つのシステムでつなぐという考え方
予約受付・当日運営・フェア後の追客を別々のツール（電話、紙、メモ、Excel）で運用していると、情報を都度転記する手間と抜け漏れが発生します。 予約・顧客管理システム「リピタス（RepiTas）」のように、予約データと顧客の接客履歴・追客ステータスを1つの画面でつなげておくと、 プランナーが変わっても情報が引き継がれ、フェア後の追客も仕組みとして回り続けます。導入の全体像は『結婚式場の見学・相談予約を仕組み化』でご紹介しています。
FAQ
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7ステップの流れを踏まえて、予約×顧客管理システムでできることを詳しく見てみましょう。
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