リピタスRepiTas|予約直後のお礼メール文例
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📩 予約直後の1通は、事務連絡で終わらせるには惜しい
予約ボタンを押した直後は、お客様の期待がその日いちばん高い瞬間です。 そこに届く自動返信をどう書くかで、当日の来店率も、お店の第一印象も変わります。 美容室から動物病院まで、業種とシーンを変えた文例を、コピーしてすぐ使える形で並べました。
7つ
どの文面にも必要な要素
50本
業種×シーン別の文例
自動
送るのは人ではなく仕組み
📖 このページは『リピタス(RepiTas)|予約システムの導入なら。電話対応の負担をなくす24時間自動受付』の深掘り記事です。
WHY IT MATTERS
予約フォームの送信ボタンを押したあと、お客様はほぼ確実にメールを開きます。「ちゃんと取れたのだろうか」という確認欲求が最も強い瞬間だからです。 開封率という言葉を使うまでもなく、送ったことがほぼそのまま読まれたことになる、数少ないメールがこの1通です。
にもかかわらず、多くのお店で送られているのは「ご予約を受け付けました。」の一行と、フォームの入力内容がそのまま貼りついた無機質な自動返信です。 これでも予約は成立します。ただ、お客様の頭の中では「予約が取れた」以上のことは何も起きません。来店までの数日間、店の記憶はそこで止まります。
一方で、来店当日にお客様が抱く不安——場所は分かるか、何を持っていけばいいか、遅れそうなときはどうすればいいか、都合が悪くなったらどうやってキャンセルするのか——は、 この時点でほぼすべて答えられます。予約直後のお礼メールは、来店前に発生する問い合わせと、当日のすれ違いをまとめて減らせる場所でもあるのです。
🎯 このページで扱う範囲
この記事は「予約が入った直後に自動返信するお礼メール」1種類だけを扱います。 前日リマインド・予約変更の受付・キャンセルの受理・来店後のフォローといった、別の場面のメール文例は 『予約メール文例集(完了・リマインド・変更・お礼)』にまとめてあります。 場面ごとの文面をひととおり揃えたい方は、そちらと併せてご覧ください。
7 ELEMENTS
業種が変わっても、この7つは変わりません。抜けたときに何が起きるかも併せて書きます。
冒頭の一文で「承りました」と言い切ります。当たり前に思えますが、これが曖昧な文面は驚くほど多いのです。「お申し込みありがとうございます」だけでは、受付済みなのか、これから空き状況を確認して折り返すのかが読み手に伝わりません。この一行が欠けると、お客様は不安のまま電話をかけてきます。せっかく自動化した受付が、確認の電話で台無しになるという本末転倒が起こります。
「10月8日 14:00」ではなく「10月8日(水)14:00〜(所要 約90分)」と書きます。曜日があると、お客様が自分の予定と照らし合わせたときに間違いに気づけます。所要時間があると、そのあとの予定を入れて重なる事故を防げます。日時が数字だけで書かれていると、月をまたいだ予約や、午前と午後の取り違えが起きやすくなります。この1行の書き方だけで、当日の遅刻とすれ違いはかなり減ります。
住所だけでなく、地図のURL、目印になる建物、最寄り駅からの所要分数、駐車場の有無まで書きます。はじめてのお客様にとって「たどり着けるか」は、当日いちばんの不安です。ここを省くと、到着直前に「どこですか」という電話が入ります。その電話は、たいてい施術中や仕込み中の、最も手が離せない時間に鳴ります。書いておけば済む話を、毎回人が対応することになるのです。
誰が担当するのか、何をするのかを明記します。指名のあるサロンや、担当医が決まっている医院では特に重要です。ここを書いておくと、お客様が申し込んだつもりの内容と、店側が受けた内容の食い違いを、来店前に発見できます。当日、施術台の上で「そのつもりではなかった」と分かるのが、双方にとって最悪の展開です。メニュー名と料金を並べて書けば、金額の認識違いも同時に防げます。
保険証、母子手帳、身分証、着替え、食事制限、当日避けてほしいこと。業種ごとに必ず何かあります。これを書き忘れると、当日その場でできることが減り、施術や診療をやり直しにする羽目になります。逆に、ここを丁寧に書いたメールは、お客様から見ると「気の利くお店」に映ります。手間をかけているのは文面を一度作ったときだけで、あとは自動で送られていく、というのがこの要素の効率のよさです。
どこから、いつまでに、どうやって変更できるのか。URLか電話番号か。何時間前までなら無料か、それ以降はどうなるのか。ここを書かないメールは、無断キャンセルを自分から招いているのと同じです。人は、連絡する方法が分からないと連絡しません。キャンセル規定は、書きにくいからと省略するより、事務的に淡々と書いてしまうほうが、結果としてお互いに角が立ちません。
店名・電話番号・受付時間・URLを署名として最後に置きます。差出人がシステムのアドレスのままだと、お客様の受信箱では正体不明のメールになり、開かれないまま埋もれます。また、このメールに返信した場合に誰が読むのかも書いておくべきです。返信不可のアドレスなら「このメールには返信できません」と明記し、代わりの連絡先を示します。返せると思って返信した問い合わせが誰にも届かない、という事故がいちばん多いのがこの部分です。
HOW TO WRITE
要素を並べただけでは読まれません。順番と分量で、伝わり方が変わります。
受信箱には件名しか表示されません。「お問い合わせありがとうございます」では、資料請求の返事なのか予約の確定なのか判別できず、後日の検索でも見つけられません。店名・用件・日時を件名に入れる形——たとえば「【店名】ご予約を承りました(10/8(水)14:00)」——にしておくと、来店当日にお客様が受信箱を検索して自分で確認できます。当日の問い合わせを減らす効果が、件名だけでも生まれます。
お客様が知りたいのは「取れたのか」「いつなのか」の2点だけです。宛名、承った旨、日時。この3行を先に置き、詳細はそのあとに続けます。時候の挨拶や自己紹介から始まる文面は、スマートフォンの画面でいちばん大事な情報を下に押しやってしまいます。丁寧さは、前置きの長さではなく、必要な情報が先に置かれていることで伝わります。
伝えたいことを全部入れると、結局どれも読まれません。予約直後に必要なのは、当日までに知っておくべきことだけです。キャンペーンの案内、他メニューの紹介、店のこだわり——これらは別の機会に回してください。目安として、スマートフォンで2〜3スクロールに収まる長さです。長くなりそうなときは、詳細ページのURLを1本置いて逃がします。
人が書いたように装う必要はありません。「このメールは自動送信です」と書いたうえで、返信先や問い合わせ先を示すほうが、お客様にとって親切です。むしろ隠すと、返信したのに誰も気づかない、という事故につながります。自動であることと、心がこもっていないことは別です。文面を一度きちんと作ってあれば、自動で送られていても十分に丁寧に伝わります。
罫線や記号で囲むと見やすくなりますが、多用すると受信環境によっては崩れて読みにくくなります。予約内容のブロックを区切る線を1〜2本置く程度が無難です。絵文字は、飲食店やサロンなど、普段の接客が親しみのある業種であれば冒頭や見出しに1つ2つ入れても問題ありません。医療機関・士業では避けたほうが無難です。判断に迷ったら、店頭で使う言葉づかいに合わせるのが基準になります。
「ご予約を賜り、誠にありがとうございます」は間違いではありませんが、続けて読むと疲れます。二重敬語や、必要以上にへりくだった表現は、かえって事務的な印象を与えます。「ご予約ありがとうございます」で十分です。文が一文で3行を超えたら、途中で切ってください。敬語の正しさより、40代でも70代でも一読で意味が取れることのほうが、この1通では重要です。
お名前や日時を自動で差し込む場合、値が入らなかったときにどう見えるかを必ず確認します。空欄のまま送られて「{お名前}様」がそのまま届く、名字と名前の間のスペースが崩れる、といった事故は珍しくありません。対策は3つです。第一に、入力必須でない項目は本文の必須部分に使わない。第二に、敬称は差し込み項目の外に固定で書く。第三に、テスト送信で、値が空の場合と、長い名前の場合の両方を試す。この3点で、目にする不具合のほとんどは防げます。
📐 送るタイミングそのものを設計したい方は『自動返信と前日リマインドの設計』を、 文章の組み立て方をもう一段詳しく知りたい方は『予約確認メールの書き方』をご覧ください。
50 EXAMPLES
波括弧で囲んだ部分が差し込み項目です。自店の情報や、システムの差し込みタグに置き換えてお使いください。
🔖 目次
担当者名とメニューを必ず書き添える。はじめての方にはカウンセリングの案内を一言。
件名
【{店名}】ご予約ありがとうございます({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびは数あるサロンの中から{店名}をお選びいただき、ありがとうございます。下記の内容でご予約を承りました。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}(所要時間 約{所要時間})/担当:{スタッフ名}
はじめてのご来店ですので、当日はカウンセリングのお時間を少し長めにいただいております。なりたい雰囲気に近い写真があれば、ぜひお持ちください。言葉にしにくいご希望も、写真があれば共有しやすくなります。
場所は{住所}、地図は {地図URL} からご確認いただけます。お店が分かりにくい場合は {電話番号} までお電話ください。
ご予約の変更・キャンセルは {変更期限} までに {予約変更URL} からお手続きいただけます。当日お会いできるのを楽しみにしております。
件名
【{店名}】{予約日時}のご予約を承りました
本文
{お名前}様
いつも{店名}をご利用いただきありがとうございます。次回のご予約を下記のとおり承りました。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
前回は{前回メニュー}でご案内いたしました。その後の伸び具合や、気になってきたところがあれば、当日そのままお聞かせください。前回の記録を見ながらご相談いたします。
ご都合が変わった場合は {変更期限} までに {予約変更URL} よりご連絡ください。
件名
【{店名}】{スタッフ名}へのご指名を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。{スタッフ名}を指名いただき、重ねてお礼申し上げます。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}(指名料 {指名料})
指名のご予約は担当者の枠を確保してお待ちしております。そのため、当日のキャンセルはご遠慮いただけますと幸いです。ご都合が読めない場合は、早めに {予約変更URL} からご調整ください。
当日は {住所} までお越しください。ご不明な点は {電話番号} へどうぞ。
件名
【{店名}】カラーのご予約と、当日までのお願い({予約日時})
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記の内容で承りました。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}/所要時間 約{所要時間}
カラーは仕上がりまでお時間をいただきます。前後のご予定には余裕を持ってお越しください。
また、薬剤が衣類につくと落ちにくいため、色移りしても差し支えのない服装をおすすめしております。頭皮に傷や炎症がある場合、当日の施術を見合わせることがありますので、気になる点は事前に {電話番号} までご相談ください。
変更・キャンセルは {変更期限} まで {予約変更URL} から承ります。
件名
【{店名}】{予約日時}のご予約と、当日のご案内
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおりお席をご用意いたします。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
土日は次のお客様のご予約が続いておりますので、お時間どおりにお越しいただけますと幸いです。5分ほど前にお越しいただくと、ゆったりお席にご案内できます。
遅れそうな場合は分かった時点で {電話番号} までご一報ください。到着時間によっては、メニューの一部を調整させていただくことがございます。
施術前の禁止事項や当日の状態に関する案内は、この1通で完結させる。
件名
【{店名}】ご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびはご予約いただきありがとうございます。下記の内容で承りました。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
当日はアイメイクを落としてからのご来店をお願いしております。難しい場合はサロンでオフいたしますので、10分ほど早めにお越しください。
コンタクトレンズは施術前に外していただきます。保存ケースはご用意しておりますが、使い慣れたものがあればお持ちください。
ご変更は {変更期限} までに {予約変更URL} からお願いいたします。
件名
【{店名}】{予約日時}のご予約を承りました(回数券のご利用)
本文
{お名前}様
いつもありがとうございます。ご予約を下記で承りました。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
今回のご来店で回数券を1回分お使いいただきます。残り{残回数}回、有効期限は{有効期限}です。期限が近づいた際は改めてご案内いたしますので、ご安心ください。
オフやアートの追加は当日でも承ります。お時間が延びる場合がありますので、ご希望があれば事前に {電話番号} までお知らせいただけると助かります。
件名
【{店名}】ご予約内容と、当日までにご確認いただきたいこと
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおり承りました。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}(所要時間 約{所要時間})
当日は、施術の2時間前までにお食事を済ませてください。直前のお食事は体調に影響することがあります。
また、施術前後のアルコール・激しい運動・長時間の入浴はお控えください。日焼け直後や、お肌に炎症がある場合は施術をお見送りすることがございます。
妊娠中・通院中の方、お薬を服用中の方は、当日のカウンセリングで必ずお申し出ください。ご不安な点は事前に {電話番号} へご相談いただけます。
件名
【{店名}】2名様でのご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。ご一緒の方の分も含め、下記で承りました。
日時:{予約日時}/人数:{人数}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
お二人同時にご案内できるよう、施術ベッドを2台ご用意しております。開始時間がずれるとご一緒にお帰りいただけない場合がありますので、お揃いでお越しいただけますと幸いです。
ご一緒の方のお名前とメニューに変更がある場合は、{変更期限} までに {予約変更URL} からご登録ください。
件名
【{店名}】{キャンペーン名}でのご予約を承りました
本文
{お名前}様
このたびはご予約いただきありがとうございます。下記の内容で承りました。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/料金:{料金}({キャンペーン名}適用)
こちらの価格は初回の方限定の内容です。当日は本人確認をさせていただく場合がございますので、身分証をお持ちいただけますとスムーズです。
追加のメニューをご希望の場合は通常料金となります。当日ご案内いたしますので、無理にお決めいただく必要はありません。
ご都合が変わった場合は {変更期限} までに {予約変更URL} からご連絡ください。
初回の所要時間、保険の可否、服装の指定。この3点で問い合わせの多くが減る。
件名
【{院名}】初回ご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびはご予約いただきありがとうございます。下記の内容で承りました。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
初回は問診とお身体の検査を含みますので、施術と合わせて{所要時間}ほどお時間をいただきます。時間に余裕を持ってお越しください。
動きやすい服装でお越しいただくか、当院の着替えをご利用ください。無料でお貸ししております。
ご予約の変更は {変更期限} までに {予約変更URL} から承ります。当日のご連絡は {電話番号} までお願いいたします。
件名
【{院名}】ご予約と、保険についてのご案内
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおり承りました。
日時:{予約日時}/内容:{メニュー名}
健康保険をご利用いただける場合がありますので、初回は健康保険証(またはマイナ保険証)をお持ちください。
ただし、保険が使えるかどうかは、症状の原因やお怪我の状況によって変わります。当日の問診で確認したうえで、料金をご説明してから施術に入りますので、ご安心ください。
交通事故・お仕事中のお怪我の場合は手続きが異なります。事前に {電話番号} までお知らせいただけると、当日のご案内がスムーズです。
件名
【{院名}】次回 {予約日時} のご予約を承りました
本文
{お名前}様
いつもご来院ありがとうございます。次回のご予約を承りました。
日時:{予約日時}/内容:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
前回お伝えしたセルフケアは、無理のない範囲で続けてみてください。回数や強さの加減は、次回の状態を見ながら調整いたします。
間隔が空きすぎると戻りやすくなりますので、ご都合が悪くなった場合は日程の変更で調整いただければと思います。{予約変更URL} からお手続きいただけます。
件名
【{院名}】ご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記の内容でお待ちしております。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
お身体の状態に合わせて、うつ伏せにならない姿勢や、クッションを使った施術もご用意しております。当日の体調に合わせて無理のない方法をお選びいただけます。
お子さま連れでのご来院も歓迎しております。ベビーベッドとおむつ替えスペースがございます。ご一緒される場合は、当日その旨をお伝えください。
体調がすぐれない日は、遠慮なく {予約変更URL} から日程を変更してください。キャンセル料はいただきません。
件名
【{院名}】ご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおり承りました。
日時:{予約日時}/内容:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
競技名・練習量・痛みが出るタイミングをお聞かせいただけると、原因の絞り込みが早くなります。差し支えなければ、普段お使いのシューズもお持ちください。
大会や試合が近い場合は、その日程に合わせて施術の強さと通院間隔を組み立てます。当日その旨をお伝えください。
医療機関で診断を受けている場合は、その内容が分かるものをお持ちいただけますと助かります。
断定的な表現は避け、持ち物と受付時間を明確に。診療の可否は当日の診察による旨を添える。
件名
【{院名}】ご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびはご予約いただきありがとうございます。下記の内容で承りました。
日時:{予約日時}/診療内容:{メニュー名}/担当:{担当医}
初診の方は問診票のご記入がございますので、ご予約時刻の10分前を目安に受付をお済ませください。
当日は健康保険証(またはマイナ保険証)、お薬手帳、他院からの紹介状がある場合はそちらもお持ちください。
ご予約の変更・取り消しは {変更期限} までに {予約変更URL} より承ります。体調やお時間の都合で難しい場合は、{電話番号} までご連絡ください。
件名
【{院名}】次回 {予約日時} のご予約を承りました
本文
{お名前}様
いつもご来院ありがとうございます。次回のご予約を承りました。
日時:{予約日時}/内容:{メニュー名}/担当:{担当医}
前回の続きの処置となりますので、間隔が空くと治療期間が延びる場合がございます。ご都合が変わった際は、できるだけ早めに日程のご変更をお願いいたします。
仮の詰め物が外れた、しみる、腫れたなどの症状が出た場合は、予約日を待たずに {電話番号} までご連絡ください。
件名
【{院名}】{検査名}のご予約と、当日までのご準備
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおり承りました。
日時:{予約日時}/検査内容:{検査名}/所要時間 約{所要時間}
検査前のお食事について、前日の{食事制限開始時刻}以降は食事をお控えください。お水・お茶は当日の{飲水可能時刻}まで差し支えありません。
常用のお薬がある方は、自己判断で中止せず、事前に {電話番号} までご相談ください。
当日は健康保険証、受診券・補助券をお持ちの方はそちらもご持参ください。上下が分かれた、着脱しやすい服装でお越しいただくとスムーズです。
件名
【{院名}】{ワクチン名}のご予約を承りました
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記の内容で承りました。
日時:{予約日時}/内容:{ワクチン名}/対象:{接種者名}様
当日は母子健康手帳(お持ちの方)、予診票、健康保険証、接種券をお持ちください。予診票は事前にご記入いただくと、待ち時間が短くなります。
接種当日に発熱がある場合や体調がすぐれない場合は、見合わせることがございます。無理をなさらず、{電話番号} までご連絡ください。日程は改めて調整いたします。
接種後は院内で15分から30分ほど様子を見ていただきますので、お時間に余裕を持ってお越しください。
件名
【{院名}】カウンセリングのご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびはお申し込みいただきありがとうございます。下記の日時でお待ちしております。
日時:{予約日時}/内容:{メニュー名}(カウンセリング料 {料金})
カウンセリングでは、お悩みとご希望を伺ったうえで、選択肢・費用・想定される経過とリスクをご説明いたします。その場でお決めいただく必要はございませんので、お持ち帰りのうえご検討ください。
施術の可否や内容は、診察のうえで判断させていただきます。効果の感じ方には個人差がある点も、あらかじめご了承ください。
ご質問をメモしてお持ちいただくと、限られた時間で確認しやすくなります。ご変更は {予約変更URL} から承ります。
席・コース・時間の3点を明示。少し親しみのある語調にすると来店前の期待が上がる。
件名
【{店名}】{予約日時} のお席をご用意しました
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおりお席をご用意してお待ちしております。
日時:{予約日時}/人数:{人数}/お席:{席種}
ご予約のお時間から15分を過ぎてもご連絡がない場合、お席を解除させていただくことがございます。遅れそうなときは {電話番号} までお気軽にご一報ください。
アレルギーや苦手な食材がありましたら、当日でも遠慮なくお申しつけください。できる範囲で対応いたします。
ご人数の変更・キャンセルは {変更期限} までに {予約変更URL} からお願いいたします。
件名
【{店名}】ご予約とお支払いを確認しました({予約日時})
本文
{お名前}様
ご予約とお支払いを確認いたしました。ありがとうございます。
日時:{予約日時}/人数:{人数}/コース:{コース名}/お支払い済み金額:{決済金額}
コース代金はお支払い済みですので、当日はお飲み物などの追加分のみ、店内でご精算いただきます。
キャンセルの取り扱いは、{キャンセル期限}まではご返金、それ以降は{キャンセル規定}となります。日程の変更はご返金なしで承れますので、まずは {予約変更URL} からご相談ください。
領収書が必要な場合は、当日スタッフにお申しつけください。
件名
【{店名}】{人数}名様のご予約を承りました({予約日時})
本文
{幹事名}様
このたびは{店名}をお選びいただきありがとうございます。下記の内容で承りました。
日時:{予約日時}/人数:{人数}/コース:{コース名}/お席:{席種}
大人数のご予約のため、料理の最終人数を {人数確定期限} までにお知らせください。当日の増減は、できる範囲での対応となります。
お飲み物の放題プラン、持ち込みのケーキ、プロジェクターのご利用など、ご要望があればお早めにご相談ください。
ご案内やご精算の連絡先として、この宛先を使わせていただきます。ご担当が変わる場合は {電話番号} までお知らせください。
件名
【{店名}】{予約日時} のご予約を承りました
本文
{お名前}様
大切な日に{店名}をお選びいただき、ありがとうございます。下記のとおりお待ちしております。
日時:{予約日時}/人数:{人数}/コース:{コース名}
メッセージ入りのデザートプレートをご用意できます。お名前と文字の内容、お出しするタイミングのご希望を、{準備期限} までに {予約変更URL} からお知らせください。
お花やケーキのお持ち込みも承っております。お預かりの時間をご相談いただけますと、冷蔵でお預かりいたします。
サプライズのご予定がありましたら、当日そっとスタッフにお伝えください。
件名
【{店名}】個室でのご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。個室を確保いたしました。
日時:{予約日時}/人数:{人数}/お部屋:{席種}/ご利用時間:{利用時間}
個室は入れ替え制のため、ご利用時間を過ぎる場合は延長料金をいただくことがございます。次のご予約が入っていない場合は延長いたしますので、当日ご相談ください。
お部屋の都合上、ご人数が{個室下限人数}名を下回る場合はお席の変更をお願いすることがございます。ご人数が変わりましたら {予約変更URL} からご連絡ください。
件名
【{店名}】ご注文を承りました(お受け取り {予約日時})
本文
{お名前}様
ご注文ありがとうございます。下記の内容でご用意いたします。
お受け取り日時:{予約日時}/商品:{注文内容}/お支払い予定額:{料金}
お受け取りは店頭のレジカウンターです。到着されましたら、お名前をお伝えください。
できたてをお渡ししたいので、時間が前後する場合は {電話番号} までお知らせください。作り置きせずお待ちしております。
内容の変更・キャンセルは {変更期限} までに承ります。それ以降は仕込みに入るため、キャンセル料を申し受ける場合がございます。
服装・持ち物・シャワーの有無。行く前に知りたいことを先回りして書く。
件名
【{店名}】体験のご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびは体験にお申し込みいただきありがとうございます。下記の日時でお待ちしております。
日時:{予約日時}/内容:{メニュー名}(所要時間 約{所要時間})/担当:{スタッフ名}
ご用意いただくのは、運動しやすい服装・室内用シューズ・タオル・お飲み物です。ウェアとシューズの無料レンタルもございますので、手ぶらでお越しいただいても差し支えありません。
シャワーはご利用いただけます。使用後にお出かけのご予定があれば、当日お伝えください。時間配分を調整いたします。
体験当日に入会をお決めいただく必要はございません。無理におすすめすることはいたしませんので、気軽にお試しください。
件名
【{店名}】初回セッションのご予約を承りました
本文
{お名前}様
ご入会いただきありがとうございます。初回セッションを下記で承りました。
日時:{予約日時}/担当:{スタッフ名}/内容:{メニュー名}
初回は体組成の測定と動作のチェックから始めます。測定の精度が変わりますので、直前の食事は控えめにしていただけると助かります。
目標の期日や、避けたい種目、過去のお怪我があればお聞かせください。プログラムに反映いたします。
次回以降のご予約も、この画面からまとめてお取りいただけます:{予約変更URL}
件名
【{店名}】{予約日時} の枠を確保しました
本文
{お名前}様
いつもご利用ありがとうございます。下記の枠を確保いたしました。
日時:{予約日時}/内容:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
ご都合が変わった場合は、{変更期限} までに {予約変更URL} からキャンセルをお願いいたします。無断でのキャンセルが続くと、当月のご予約可能数が制限される場合がございます。
直前で空きが出た枠は、アプリの空き状況からお取りいただけます。
件名
【{スタジオ名}】{レッスン名}のご予約を承りました
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のクラスでお待ちしております。
日時:{予約日時}/クラス:{レッスン名}/インストラクター:{スタッフ名}
クラスは定員制です。開始5分前までに受付をお済ませください。開始後の入室は、安全のためお断りする場合がございます。
マットは無料でお貸ししております。動きやすい服装とお飲み物をご用意ください。
キャンセルは {変更期限} までに {予約変更URL} からお願いいたします。キャンセル待ちの方へお席をお回しいたします。
受講者と申込者が違う場合がある。誰宛の連絡かをはっきりさせる。
件名
【{教室名}】体験レッスンのご予約を承りました
本文
{お名前}様
このたびは体験レッスンにお申し込みいただきありがとうございます。下記の日時でお待ちしております。
日時:{予約日時}/クラス:{レッスン名}/担当講師:{講師名}
当日は{持ち物}をご用意ください。教材はこちらでご用意いたしますので、手ぶらでも受講いただけます。
教室は{住所}、{アクセス案内}です。お車の方は{駐車場案内}をご利用ください。
ご都合が合わなくなった場合は、{予約変更URL} から別の日程にお振り替えいただけます。
件名
【{教室名}】{受講者名}さんの体験のご予約を承りました
本文
{保護者名}様
このたびはお申し込みいただきありがとうございます。{受講者名}さんの体験を下記で承りました。
日時:{予約日時}/クラス:{レッスン名}/担当講師:{講師名}
保護者の方は教室内でご見学いただけます。お子さまが緊張されるようでしたら、待合スペースからもご覧いただけますので、当日ご相談ください。
送り迎えのお時間、アレルギーや配慮が必要なことがあれば、事前にお知らせいただけると助かります。
ご連絡はこの宛先にお送りします。緊急のご連絡先が別にある場合は、{予約変更URL} からご登録ください。
件名
【{教室名}】振替のご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
振替のご予約を承りました。下記の日程でお待ちしております。
振替日時:{予約日時}/クラス:{レッスン名}/担当講師:{講師名}
振替分は{振替期限}までにご消化ください。期限を過ぎると持ち越しができなくなりますので、ご都合の合う日を早めにお選びいただけますと安心です。
普段と講師やクラスの雰囲気が異なる場合がございます。進度は担当が引き継いでおりますので、続きから受講いただけます。
件名
【{教室名}】{講座名}のお申し込みを受け付けました
本文
{お名前}様
このたびはお申し込みいただきありがとうございます。下記のとおり受付いたしました。
日時:{予約日時}/講座:{講座名}/会場:{会場名}/受講料:{料金}
当日は開始15分前から受付を開始します。筆記用具をご持参ください。資料は会場でお配りします。
お仕事帰りの方も多い講座です。遅れてのご参加も可能ですので、その旨だけ {予約変更URL} からお知らせください。
お支払いは{支払方法}です。領収書が必要な方は、宛名を当日受付でお伝えください。
端的に、事務的すぎず。守秘と持ち物を明記すると相談のハードルが下がる。
件名
【{事務所名}】初回相談のご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびはお問い合わせいただきありがとうございます。初回のご相談を下記で承りました。
日時:{予約日時}/相談内容:{相談内容}/担当:{担当者名}/相談料:初回{相談時間}まで無料
当日は、経緯とご希望を伺ったうえで、取りうる選択肢と、進めた場合の費用・期間の目安をお伝えします。その場で契約いただく必要はございません。
事務所は{住所}、{アクセス案内}です。
ご都合が変わりましたら {予約変更URL} または {電話番号} までご連絡ください。
件名
【{事務所名}】オンライン面談のご予約を承りました
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記の日時でオンライン面談を承りました。
日時:{予約日時}/所要時間 約{所要時間}/担当:{担当者名}
接続用のURLは {接続URL} です。開始時刻になりましたら、こちらをクリックしてご参加ください。アプリのインストールは不要です。
音声が聞き取りやすい静かな場所と、イヤホンのご利用をおすすめします。画面共有で資料を映しながらご説明いたします。
当日つながらない場合は {電話番号} までお電話ください。お電話に切り替えて対応いたします。
件名
【{事務所名}】ご予約と、当日お持ちいただくもの
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおり承りました。
日時:{予約日時}/相談内容:{相談内容}/担当:{担当者名}
当日お持ちいただけると話が早く進むもの:{必要書類}。原本でなくとも、写真やコピーで差し支えありません。
すべて揃っていなくてもご相談は可能です。手元にあるものだけお持ちください。不足分は後日でも構いません。
事前に送っておきたい書類がありましたら、{書類送付先} 宛にお送りいただけます。
件名
【{事務所名}】ご相談のご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびはご相談のお申し込みをいただき、ありがとうございます。下記で承りました。
日時:{予約日時}/内容:{相談内容}/担当:{担当者名}
ご相談の内容および、お伺いした個人の情報は、ご相談への対応以外の目的では使用いたしません。第三者に開示することもございませんので、安心してお話しください。
相談室は個室です。ご家族や関係者の同席をご希望の場合は、事前に {予約変更URL} からお知らせください。
ご来訪が難しい場合は、オンラインやお電話での対応も可能です。
入館方法と原状回復。無人運営ほど、この1通が接客そのものになる。
件名
【{施設名}】ご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびはご予約いただきありがとうございます。下記の内容で承りました。
宿泊日:{予約日時}/人数:{人数}/お部屋:{部屋名}
チェックインは{チェックイン時刻}から、チェックアウトは{チェックアウト時刻}です。到着が{到着連絡目安}を過ぎる場合は、{電話番号} までご一報ください。
所在地は{住所}、{アクセス案内}です。近隣に紛らわしい建物がありますので、到着前に {地図URL} をご確認ください。
ご人数の変更・キャンセルは {変更期限} までに {予約変更URL} から承ります。
件名
【{施設名}】ご予約を承りました/入室方法は前日にお送りします
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記の内容で承りました。
ご利用日時:{予約日時}/スペース:{部屋名}/ご利用人数:{人数}
当施設はスタッフが常駐しない無人運営です。入室に必要な暗証番号は、防犯上の理由からご利用日の前日{解錠情報送信時刻}に、このメールアドレス宛へ別途お送りします。
前日になっても届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認のうえ、{電話番号} までご連絡ください。当日その場でもご案内できます。
ご利用時間の変更は {変更期限} までに {予約変更URL} からお願いいたします。
件名
【{施設名}】ご利用のご予約と、退室時のお願い
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおり承りました。
ご利用日時:{予約日時}/スペース:{部屋名}/ご利用人数:{人数}
室内には{備品一覧}をご用意しています。数に限りがありますので、追加が必要な場合は事前にご相談ください。
退室時は、机と椅子を入室時の配置にお戻しいただき、ごみはお持ち帰りをお願いしております。次にご利用の方のため、ご協力いただけますと幸いです。
設備の破損や不具合を見つけられた際は、責任を問うものではありませんので、{電話番号} までお知らせください。
件名
【{施設名}】{予約日時} のご予約を承りました
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記の時間で確保いたしました。
ご利用日時:{予約日時}({利用時間})/スペース:{部屋名}
ご利用時間には、準備と片づけの時間も含まれます。時間内に退室いただけますようお願いいたします。
当日の延長は、次のご予約が入っていなければ{延長単位}ごとに{延長料金}で承ります。空き状況は {予約変更URL} からご確認いただけます。事前に延長分を追加いただくことも可能です。
無断で超過された場合は、{超過料金}を申し受けますのでご了承ください。
飼い主さまの不安に寄り添う語調で。証明書と体調の確認は必ず入れる。
件名
【{店名}】{ペット名}ちゃんのご予約を承りました
本文
{お名前}様
このたびはご予約いただきありがとうございます。下記でお待ちしております。
日時:{予約日時}/メニュー:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}
初回はカルテを作成しますので、10分ほど早めにお越しください。普段のお手入れの様子、苦手な部位、持病やお薬があればお聞かせください。
カットのご希望は、イメージに近い写真があると伝わりやすくなります。お手持ちの写真で構いません。
お仕上がりのご連絡はこの宛先にお送りします。お急ぎのご連絡先があれば、当日お知らせください。
件名
【{店名}】ご予約と、当日お持ちいただくもの
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記の内容で承りました。
日時:{予約日時}/{ペット名}ちゃん/メニュー:{メニュー名}
他のわんちゃん・ねこちゃんをお預かりしている都合上、1年以内の混合ワクチンと狂犬病予防注射の接種証明書をご提示いただいております。当日ご持参ください。
証明書が見当たらない場合は、かかりつけの動物病院で再発行いただけることがあります。間に合わない場合は {電話番号} までご相談ください。
当日、体調がすぐれない、下痢や咳などの症状がある場合は、お預かりを見合わせることがございます。無理をなさらずご連絡ください。
件名
【{店名}】{頭数}頭でのご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおり承りました。
日時:{予約日時}/{ペット名}/メニュー:{メニュー名}/頭数:{頭数}
複数頭・大型犬の場合はお時間を長めにいただきます。仕上がりの目安は{所要時間}後、順番に施術いたしますので、お迎えは{お迎え目安時刻}ごろを目安にお考えください。
お預かり中に強い緊張や体調の変化が見られた際は、無理をせず途中で切り上げ、すぐにご連絡いたします。
お車でお越しの場合は、店舗前の{駐車場案内}をご利用ください。
金額に触れず、所要時間と書類だけを明確に。押し売りしない旨の一文が効く。
件名
【{店名}】出張査定のご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびはお申し込みいただきありがとうございます。下記の日時でお伺いいたします。
日時:{予約日時}/訪問先:{訪問住所}/担当:{担当者名}/所要時間 約{所要時間}
査定は現車の状態を拝見してからのご案内となります。日中の明るい時間帯ですと、外装の状態を正確に確認できます。
当日は査定額をお伝えするところまでで、その場でご契約いただく必要はありません。他社と比較のうえ、ゆっくりご検討ください。
駐車スペースの都合や、到着時のご連絡方法など、ご希望があれば {電話番号} までお知らせください。
件名
【{店名}】持ち込み査定のご予約を承りました
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記の日時でお待ちしております。
日時:{予約日時}/店舗:{住所}/担当:{担当者名}
査定はおおよそ{所要時間}ほどで終わります。店内でお待ちいただけますので、お時間に余裕を持ってお越しください。
車内のお荷物は、査定の前にご確認いただけますと助かります。
ご都合が変わった場合は {予約変更URL} または {電話番号} までご連絡ください。日程の再調整はいつでも承ります。
件名
【{店名}】査定のご予約と、ご用意いただく書類
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記のとおり承りました。
日時:{予約日時}/担当:{担当者名}/内容:{メニュー名}
査定だけでしたら書類は不要です。ご成約まで進む可能性がある場合は、{必要書類}をご用意いただくと、その日のうちにお手続きまで進められます。
ローンの残債がある場合や、名義がご本人以外の場合は、手続きが変わります。事前に {電話番号} までお知らせいただけますと、必要なものを個別にご案内いたします。
書類が揃っていなくても査定額のご提示は可能ですので、ご安心ください。
来店目的がはっきりしている業種ほど、当日の流れを短く示すと安心される。
件名
【{店名}】撮影のご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
このたびはご予約いただきありがとうございます。下記の内容で承りました。
日時:{予約日時}/撮影内容:{メニュー名}/担当:{スタッフ名}/所要時間 約{所要時間}
当日は、着替えとヘアメイクのあと撮影に入り、その場で写真をお選びいただきます。お渡しは{納品目安}ごろの予定です。
お持ち込みの衣装や小物、ご一緒に写るご家族やペットのご予定があれば、{準備期限} までに {予約変更URL} からお知らせください。
小さなお子さまの撮影は、機嫌のよい時間帯に合わせて調整いたします。ご希望があればご相談ください。
件名
【{店名}】内見のご予約を承りました({予約日時})
本文
{お名前}様
ご予約ありがとうございます。下記の日時でご案内いたします。
日時:{予約日時}/物件:{物件名}/集合場所:{集合場所}/担当:{担当者名}
当日は現地に直接お越しいただくか、店舗からご一緒に向かうこともできます。ご希望をお聞かせください。
同じ条件で近隣に空きが出ている物件もございます。ご希望があれば、当日まとめてご覧いただけるよう手配いたします。
内見のみでのご利用も歓迎しております。その場でお申し込みいただく必要はございません。
📮 他の場面のメールが必要になったら
前日のリマインド、予約変更の受付、キャンセルの受理、来店後のお礼、再来のご案内——予約直後以外の文面は 『予約メール文例集(完了・リマインド・変更・お礼)』にまとめています。 この記事の文例と語調を揃えて使えるよう、同じ考え方で書いてあります。
CAUTIONS
文例を自店用に直すとき、ここだけは踏まないようにしてください。
「この度はご予約いただき誠にありがとうございます」だけで始まり、どこにも店の言葉がない文面は、読み終わってもお店の印象が残りません。1行でよいので、自店ならではの一言を入れてください。当日の流れ、店内の様子、担当者からの短い挨拶。どれか1つあるだけで、機械的な通知が、人のいる店からの連絡に変わります。
キャンペーン、SNSのフォロー案内、他メニューの紹介、長い注意事項。全部入れた結果、いちばん大事な日時が画面の下のほうに沈んでいる文面をよく見かけます。予約直後に必要なのは、来店までに知っておくべきことだけです。売り込みは、来店後のフォローメールに回してください。
連絡の方法が分からないと、人は連絡しません。その結果が無断キャンセルです。変更用のURLか電話番号、何時間前までなら受け付けるのか、それ以降はどうなるのか。この3点は必ず書きます。キャンセル規定を書くのは気が引けるという声もありますが、書かれていないほうが、あとで説明するときに角が立ちます。
差出人名がシステムの初期設定のまま、アドレスも見慣れないドメイン。これでは迷惑メールと区別がつかず、開かれないまま消えます。差出人名は必ず店名にし、署名にも店名・電話番号・受付時間を入れてください。返信できないアドレスから送るなら、その旨と代わりの連絡先を本文に明記します。
凝ったデザインのHTMLメールは、受信環境によってレイアウトが崩れたり、画像がすべてブロックされて何も表示されなかったりします。予約の確認メールは、装飾より確実に読めることが優先です。テキスト主体で作るか、HTMLで送るなら画像が表示されない状態でも情報がすべて読めるかを、必ず確認してください。
多店舗・多業態を運営していると、1つの文面を全店で使い回したくなります。ただ、持ち物も注意事項も業種ごとに違うため、共通の文面は必ず当たり障りのない内容になります。挨拶と署名は共通の型にして、真ん中の「当日についてのご案内」だけ業種別に分ける——この分け方なら、管理の手間を増やさずに中身を保てます。
OPERATION
よい文面を作っても、送る手が空いていなければ意味がありません。設定の勘所を5つに絞りました。
お名前・日時・メニューのように、予約時に必ず埋まる項目だけを本文の骨格に使います。任意入力の項目(会社名、ご要望欄、担当者の希望など)を本文の必須部分に差し込むと、空欄のまま送られたときに文章が途切れます。どうしても使いたい場合は、その項目が入ったときだけ表示される形にするか、独立した1行にしておいて、空でも意味が通るようにしてください。
本番の設定を終えたら、自分宛に3通送ります。ひとつめは、すべての項目を埋めた通常のパターン。ふたつめは、任意項目を空にしたパターン。みっつめは、極端に長いお名前やメニュー名を入れたパターン。加えて、スマートフォンとパソコンの両方で開いて、行の折り返しと差し込みの見え方を確認します。ここを飛ばすと、最初の実際の予約でお客様が不具合を発見することになります。
自動送信メールが届かない相談の多くは、送信元ドメインの認証設定(SPF・DKIM・DMARC)が未設定であることが原因です。自店のドメインで送るなら、DNSにこれらのレコードを設定します。予約システムを使う場合は、どのドメインから送信されるのか、自店ドメインでの送信に対応しているのかを、導入前に確認してください。あわせて、主要なフリーメール宛にテスト送信し、受信箱に届くか迷惑メールに振り分けられるかを見ておきます。
自動返信に返信してくるお客様は必ずいます。「その日程を少し早めたい」「一緒に行く人が増えた」といった、こちらとしては受け取りたい内容がほとんどです。返信先アドレスを、日常的に開いている受信箱に設定してください。誰も見ないアドレスに設定されていると、返事のない店だと思われます。返信を受け付けない運用にするなら、その旨を本文に書き、代わりの連絡手段を示します。
LINEは開封が早く、当日の連絡に強い一方、長い文章や書類の案内には向きません。メールは情報量を確保でき、あとから検索して見返せますが、届いても気づかれないことがあります。実務では、予約直後のお礼メールは両方に送り、前日リマインドはLINEに寄せる、という使い分けが扱いやすい形です。お客様がどちらで予約したかに合わせて自動で送り分けられると、運用の手間が増えません。
SOLUTION
ここまでの文例は、手で送っていては続きません。予約が入った時点で、お客様に合わせた文面が自動で届く状態にして、はじめて日々の運用になります。
リピタス(RepiTas)は、予約を受け付けた時点でお礼メールを自動送信できる予約・顧客管理システムです。 文面と差し込み項目は店舗ごとに設定でき、メニューや来店回数に応じた出し分けにも対応します。LINEとメールの両方に送れるため、お客様が使っている連絡手段に合わせられます。 月額11,000円〜・初期費用0円〜。自社開発のため、業種特有の記載事項や送信条件など、オーダーメイドの調整もご相談いただけます。※内容により別途費用と期間が必要です。
自動返信の設定を相談するTRY IT NOW
下のスマホ画面は、お客様が実際にLINEから予約する画面のデモです。
メニュー・日時を選んで、予約完了まで実際にお試しいただけます。
※ ネイルサロン向けの画面例です。「LINE デモ花子」さんとして、予約完了まで実際に操作できます。
入力した予約はネイルサロンのデモサイトに実際の予約として登録され、管理画面から確認できます。
項目名・メニュー・配色は、お店に合わせてお作りします。
FAQ
業種と、いま送っている自動返信の内容を伺えば、どこまで自動化できるかをご案内します。
文面づくりからのご相談も歓迎です。しつこい営業はいたしません。
または、フォームから